Von Exceltabelle und Wordbrief zum Serienbrief - in Office 2003, 2007 und 2010
Damit aus einer Exceltabelle und einem Worddokument ein Serienbrief wird,
müssen beide in der Regel erst vorbehandelt werden.
Exceltabelle vorbereiten
(gleiches Verfahren für Excel 2003 und für Excel ab 2007)
Die hier genannten Excel-Formeln sind so angegeben, wie man sie in Zeile 2 eingeben würde.
Sie können dann durch „Runterziehen“ oder Doppelklick rechts unten
in der Formel-Zelle in die Zeilen darunter übertragen werden.
Voraussetzungen
- Die Exceltabelle hat über jeder Spalte eine eigene Spaltenüberschrift.
- Die Spaltenüberschriften müssen in Zeile 1 sitzen. – Ein eventueller Tabellentitel muss
(mit Seite einrichten bzw. Layout) in die Kopfzeile der Tabelle.
- Falls die Tabelle gedruckt werden muss (seltener Fall),
sind Seitenzahlen in der Fußzeile sinnvoll.
Postleitzahlen
Die Postleitzahlensind innerhalb einer Tabelle oft unterschiedlich eingegeben (als Zahl, als Text usw.).
Annahme: Die ursprünglichen PLZ sitzen in Spalte H
Abhilfe: Eine neue Spalte mit Überschrift „PLZ2“ anlegen und dort
= H2 * 1
eingeben.
Wenn statt Nullen Ooohs eingegeben wurden, hilft aber auch das nicht.
Zusätzlich sollte man Postleitzahlen mit "Menü/Format/Zellen..." als "Sonderformat Postleitzahl"
oder benutzerdefiniert mit "00000" formatieren.
Wie Postleitzahlen, Ortsnamen und Ländernamen geschrieben werden, ist in
DIN 5008 festgelegt; siehe z. B.
www.din5008.de
oder
www.wintotal.de.
Anrede in der Adresse
In einer Briefadresse muss bei der Anrede aus "Herr" "Herrn" gemacht werden,
und zusätzlich müssen Titel, Vorname und Name - wenn vorhanden - mit Leerzeichen dazwischen
aneinandergereiht werden.
Annahme: Anrede in Spalte A, Titel in Spalte B, Vorname in Spalte C, Nachname in Spalte D.
Abhilfe: Eine neue Spalte mit Überschrift "AnredeAdresse" oder "AnrAdr" anlegen und dort
z. B. folgendes eingeben:
=WENN( A2="Herr" ; "Herrn"; A2 ) & " " & WENN( B2<>""; B2 & " "; ) & C2 & " " & D2
Wenn in Spalte A eventuell Leerzeichen stehen, lassen sie sich mit der Funktion GLÄTTEN()
entfernen:
=WENN( GLÄTTEN(A2)="Herr" ; "Herrn"; GLÄTTEN(A2) ) ...
Anrede über dem Brieftext
Bei der Anrede über dem Text muss noch die Endung von "geehrte(r)" erzeugt werden.
Diese Anrede enthält keinen Vornamen und kann z. B. die Spaltenüberschrift "AnredeBrief" erhalten.
=WENN( A2="Herr" ; "er Herr" ; "e " & A2 ) & " " & WENN( B2<>"" ; B2 & " "; ) & D2
Sortieren
Es ist meist sinnvoll, die Tabelle nach Postleitzahlen zu sortieren.
- Dazu die ganze(!) Exceltabelle mit allen(!) ihren Spalten markieren – dazu die Spalten
markieren oder Strg+A drücken
- Dann die Tabelle nach Spalte PLZ2 und ggf. Nachname oder Straße sortieren.
Bei internationalen Adressen nach Land und dann PLZ2 sortieren.
Test
- Prüfen, dass die eingegebenen Formeln bis in die letzte benutzte Tabellenzeile übertragen wurden.
- Prüfen, dass in den ersten und letzten Zeilen der Tabelle sinnvolle Postleitzahlen stehen.
Spätestens jetzt die geänderte Exceltabelle unter einem anderen Namen
als die Originaltabelle abspeichern.
Worddokument zum Serienbrief machen
Als erstes sollte man im Word-Brief ein Textfeld anlegen,
damit sich der Text im Brief trotz unterschiedlich langen Adressen nicht verschiebt.
Auch die Lage der Adresse ist in DIN 5008 festgelegt.
Es ist sinnvoll, ganz unten im Brief noch einen (kleinen) zusätzlichen Abschnittswechsel (Return-Taste) zu haben.
Besonders bei Blocksatz kann es sonst beim Übergang von einem zum nächsten Brief zu Problemen kommen.
Ab hier unterscheidet sich das Verfahren je nach Office-Version:
Vorgehensweise bis Word 2003
- Menü "Extras/Briefe und Sendungen/Serienbrieferstellung..." anklicken;
der Seriendruck-Assistent erscheint rechts.
- Es wird der Dokumenttyp (meist "Brief") ausgewählt. Dann unten auf "Weiter ..." klicken.
- Es wird ausgewählt, welches Word-Doument zum Serienbrief werden soll (meist „Aktuelles“ Dokument); auf "Weiter ..." klicken.
- Der Empfänger wird ausgewählt: Meist, indem man mit „Durchsuchen…“
die passende Excel-Datei angibt. Bei der Auswahl möglicher Empfänger werden
in der Regel alle ausgewählt.
- Der Seriendruck-Assistent kann danach eigentlich schon abgebrochen werden:
Oben rechts auf X klicken.
- Oben im Word-Fenster sollte nun die Symbolleiste "Seriendruck" eingeblendet sein.
Wenn nicht, kann sie im Menü "Ansicht/Symbolleisten..." aktiviert werden.
- Mit der 5. Schaltfläche von links die Seriendruckfelder nacheinander einblenden.
- Word-Dokument speichern!
- Mit der ABC-Schaltfläche prüfen, ob die Felder richtig funktionieren
- Mit den vorwärts- und rückwärts- Schaltflächen prüfen,
ob das auch für weitere Datensätze funktioniert.
- Prüfen, wie Adressen aussehen, bei denen ein Titel vorhanden ist, oder der Vorname fehlt.
- Besonders auch die letzten Datensätze anschauen und prüfen, wie sie aussehen.
- Spätestens jetzt das Word-Dokument speichern!
Vorgehensweise ab Word 2007
- Im Register Sendungen die Schaltfläche „Seriendruck“ anklicken und Option „Briefe“ auswählen.
- Im Register Sendungen die Schaltfläche „Empfänger“ anklicken Option „Vorhandene Liste“ verwenden. Es erscheint ein Auswahlfenster, in dem man unten rechts as Datenquelle Excel-Dateien und im Bereich Ordner den Ordner, in dem die Adressdaten gespeichert sind auswählen kann.
- Die gewünschte Datei öffnen. Dabei darauf achten, dass das Kontrollkästchen vor „Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften“ aktiviert ist.
- Word-Dokument speichern!
- Im Register Sendungen die Schaltfläche „Seriendruckfeld einfügen“ anklicken und z. B. die Felder
Firma, Firma2, AnredeAdr, Straßer, PLZ2, Ort, Land usw. einfügen;
in der Briefanrede direkt nach „Sehr geehrt“ das Feld "AnredeBrief" einfügen.
- Mit „Vorschau Ergebnisse“ in den Serienbriefen blättern.
- Mit den vorwärts- und rückwärts- Schaltflächen prüfen,
ob das auch für weitere Datensätze funktioniert.
- Prüfen, wie Adressen aussehen, bei denen ein Titel vorhanden ist, oder der Vorname fehlt.
- Besonders auch die letzten Datensätze anschauen und prüfen, wie sie aussehen.
- Spätestens jetzt das Word-Dokument speichern!
Testen des Serienbriefs
- Erst mal drei bis fünf Serienbriefe drucken. Das Drucken muss nicht auf Papier geschehen,
sondern es kann auch ein PDF-Dokument erzeugt werden..
- Besonders prüfen, ob die Anreden in Adresse und Brief stimmen, und wie ausländische Adressen
angezeigt werden.
- Prüfen, ob der Übergang von einem Brief zum nächsten gut funktioniert.
- Prüfen, ob auch bei der längstmöglichen Adresse alle Angaben in das Textfeld passen.
- Den Brief mit der längstmöglichen Adresse auf Papier drucken und prüfen,
ob alles in das Fenster des Briefumschlags passt.
- Den Brief mit der längstmöglichen Adresse auf Papier drucken und prüfen,
ob alles in das Fenster des Briefumschlags passt.
Sonstiges
Einen Serienbrief wieder in ein "normales“ Word-Datei ohne Datenquelle umwandeln
Word bis Version 2003: Zunächst die Symbolleiste "Seriendruck" einblenden.
Hier auf das erste Symbol "Hauptdokument-Setup" klicken und dann die
Option "Normales Word-Dokument“ wählen.
Word ab Version 2007: Im Register "Sendungen“ und Listenfeld "Seriendruck starten“
die Option „Normales Word Dokument“ wählen.
Die Word-Datei verliert damit ihre Eigenschaft als Seriendruck-Hauptdokument.
Bei dieser Umwandlung werden keine Änderungen am Text vorgenommen.
Mit dem Befehl Vorschau Ergebnisse können Sie das Ergebnis prüfen.
