Klicktipps - Unterlagen ordnen und ablegen

Wie organisiere ich alle meine wichtigen Papiere und Dokumente?

Viele Menschen st�hnen �ber die ganzen Papiere, die man im Leben ansammelt und zum Teil aufheben muss. Aus Ratlosigkeit sammelt sich das Ganze dann oft in Schuhkartons, Schubladen oder anderen ungeeigneten Ablagen. Ein paar gut eingerichtete Ordner bringen Abhilfe.

Die folgenden Vorschl�ge, wie man seine Ordner einrichten kann, sind in der Praxis bew�hrt, m�ssen aber nat�rlich nicht genau so ausgef�hrt werden.
Es empfiehlt sich, in den Ordnern zum Unterteilen des Inhalts Trennbl�tter, die man selbst beschriften kann, zu verwenden. Innerhalb einer Rubrik legt man die neuesten Unterlagen jeweils als oberste ab.
Ein �bersichtliches Inhaltsverzeichnis vorne in jedem Ordner erleichtert das Finden von Unterlagen.

Unterlagen, die nicht mehr ben�tigt werden, sollten nicht zu lange aufgehoben werden. (Vorschl�ge f�r Aufbewahrungszeiten siehe Tabelle unten).

Ordner	Inhalt/Themen
Dokumente Dieser Ordner sollte farblich markiert sein, damit man ihn im Notfall sofort greifen und mitnehmen kann.	Geburtsurkunden, Stammbuch, P�sse, Abschlusszeugnisse von Schulen und Arbeitgebern Diplome, Urkunden tabellarische Lebensl�ufe Meldungen zur Sozialversicherung und aktuellsten Versicherungsverlauf der Rentenversicherung Pensionszusagen von (fr�heren) Arbeitgebern Testament oder Hinweis darauf, wo das Testament hinterlegt ist. Vorsorgevollmacht, Betreuungsverf�gung, Patientenverf�gung Dienstzeitbescheinigung von Bundeswehr, Zivildienst oder FSJ sonstige wichtige Urkunden und Dokumente
Ausbildung und Beruf	Zwischenzeugnisse Bewerbungsunterlagen, Passfotos Gehaltsabrechnungen sonstige weniger wichtige Urkunden und Dokumente
Wohnung oder Haus Wenn dieser Ordner zu dick wird, k�nnte man ihn aufgliedern in "Kauf/Renovierung" und "laufende Kosten".	Mietwohnung: Mietvertrag Nebenkosten (Vorauszahlungen, Abrechnungen) Abrechnungen zu: Wasser, Strom, Gas, M�ll, Telefon, Kabel, GEZ (gesetzliche Rundfunkgeb�hren), ... Zahlungsbelege zu Kaution und Nebenkosten Eigenheim und Eigentumswohnung: Kaufvertrag/Verkaufsvertrag Finanzierung Handwerkerrechnungen Grundsteuer Heizung Bauplan, Lageplan Einheitswert Eigentumswohnung: Teilungserkl�rung Protokolle der Eigent�merversammlungen Nebenkosten (Vorauszahlungen, Abrechnungen) Stand der Instandhaltungsr�cklage
Auto	Kaufvertrag, Kfz-Brief T�V- und ASU-Belege Reparaturrechnungen Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung gr�ne Versicherungskarte Unterlagen zu Unf�llen Automobilclub-Mitgliedschaft Unterlagen zum Autoradio Infos/W�nsche f�r das n�chste Auto
Girokonto	Kontoausz�ge Liste aller Dauerauftr�ge Liste aller Abbucher
Sparen, Geld	Sparb�cher, Sparvertr�ge Freistellungsauftr�ge Bausparvertr�ge Verm�genswirksame Leistungen (VL) Kindergeld aufgenommene Kredite gegebene Kredite
Versicherungen	Antr�ge, Versicherungsscheine, Rechnungen und Briefe zu: Privathaftpflichtversicherung Lebensversicherung(en) Geb�udeversicherung Hausratversicherung Unfallversicherungen Rechtsschutzversicherung Kfz-Versicherung (hier oder im Auto-Ordner) Rentenversicherung, Pensionskasse
Gesundheit, Krankheit, Pflege, Behinderungen	Unterlagen zu Krankenkasse, Krankenversicherung Auslandskrankenschein Versicherungskarte Impfp�sse Mutterpass, Vorsorgeuntersuchungen Rechnungen und Zahlungsbelege �ber Behandlung beim Kieferorthop�den (Zahnspange) Arztbriefe Pflegeversicherung: Unterlagen, Antr�ge und Bescheide Unterlagen zum Behindertenausweis
Steuer	Alte Steuererkl�rungen und -bescheide nach Jahren abgelegt. Belege (Quittungen) zum laufenden Jahr sortiert nach: - Werbungskosten (zum Beruf) - Versicherungen - Spenden, Kirchensteuer - Au�ergew�hnliche Belastungen - Zinsen, Renten - Kapitalertr�ge Nach R�ckgabe durch das Finanzamt k�nnen diese Belege in den jeweils f�r sie richtigen Ordner einsortiert oder ggf. weggeworfen werden.
Versandh�user, Abonnements Mitgliedschaften	Sortiert nach Firmen: Bestellungen Rechnungen, Quittungen Ausz�ge der Kundenkonten Briefe K�ndigungen Unterlagen zu Mitgliedschaften
Gebrauchsanweisungen, Garantie, Rechnungen	Gebrauchsanweisungen Garantiekarten Rechnungen und Zahlungsbelege Alles sortiert nach Themen z. B.: K�che, Wohnen, Radio/TV, Kleinger�te, Spielzeug, Hobby. Wenn dieser Ordner �berquillt, kann es sinnvoll sein, einzelne Themen in extra-Ordnern unterzubringen.
Urlaub	Unterlagen zu vergangenen Urlauben Ideen f�r k�nftige Urlaube
PC	Rechnungen zu PC und Zubeh�r Lizenzen zu den Programmen Info-Material Liste der Tan-Nummern Internetprovider Homepageprovider Als Erg�nzung zu diesem Ordner kann ein Stehsammler sinnvoll sein.
Sonstige Ordner	Hobbies Mitgliedschaften in Vereinen Briefe Unterlagen f�r bevorstehenden Umzug Liste der geplanten/n�tigen T�tigkeiten Liste aller Beh�rden und Menschen, die �ber die neue Adresse informiert werden m�sssen Liste aller Dauerauftr�ge und Abbucher, falls das Konto ge�ndert werden muss ... usw.

Diese Liste ist nicht vollst�ndig. Je nach pers�nlichen Bed�rfnissen und Aktivit�ten kommen weitere Ordner hinzu.

In vielen F�llen passen Unterlagen in unterschiedliche Ordner. z. B.

die Kfz-Versicherung in den Ordner 'Auto' oder den Ordner 'Versicherungen'
die Geb�udeversicherung in den Ordner 'Haus' oder den Ordner 'Versicherungen'

Hier muss man sich zun�chst f�r den sinnvollsten Ordner entscheiden. Die Praxis wird zeigen, ob die Ablage im anderen Ordner besser ist.

Ordner, die zu �ber 75% gef�llt sind, sollte man als 'voll' betrachten. Wenn mehr dazu kommt, sollte man sie teilen! So muss vielleicht irgendwann alles, was zum Thema Rente und Rentenversicherung geh�rt, aus dem Ordner 'Dokumente' in einen eigenen Ordner 'Renten' verlagert werden.

Wenn es mir gelingt, in meinen Ordnern jedes beliebige Papier innerhalb von ein bis zwei Minuten zu finden, kann ich mein Ordnersystem als 'f�r mich perfekt' bezeichnen.
Wenn Andere (im Notfall) jedes beliebige Papier innerhalb von f�nf Minuten finden k�nnen, ist es wirklich perfekt.
Tats�chlicher Perfektionismus ist hier (wie �berall) �bertrieben; Zeit mit Sucherei zu verplempern, ist aber auch nicht sinnvoll. Zwischen diesen beiden Polen muss man das eigene Optimum finden.

Kinder ab ca. 14 Jahren sollten ihre eigenen Ordner erhalten. Dies sind meist zuerst die Ordner 'Dokumente', 'Schule', 'Sparen' und 'Hobbies'. Es hilft, wenn die Eltern am Anfang halbj�hrlich zusammen mit den Kindern in diesen Ordnern nach dem Rechten sehen.

Beim Aufr�umen der Unterlagen f�llt vieles auf, was vorgemerkt und verfolgt werden muss. In meinem Downloadbereich finden Sie daf�r einen Jahresplan und auch einen Mehrjahresplan. Den Mehrjahresplan k�nnte man vorne in einen h�ufig benutzten Ordner heften oder kleben.

Wenn kleine Belege/Quittungen aufbewahrt werden m�ssen, kann man sie nach Datum sortierenm numerieren und dann auf A4-Bl�tter kleben. Bei Bedarf (z. B. f�r Steuererkl�rung) kommt dazu noch eine Excelliste. In der kann dann auch gesucht werden. Wenn man das immer zeitnah macht, artet es wenig in Arbeit aus.
Das Aufkleben aber nicht(!) mit Kleber aus Tube oder Flasche, sondern z. B. mit Pritt. Das hat weniger L�sungsmittel. Manche Sorten Quittungen werden sonst angegriffen und rasch unlesbar.
Quittungszettelchen halten auch im Ordner oft nur maximal ein Jahr und verblassen dann. Wenn die Quittungen l�nger gebraucht werden (z. B. f�r Buchhaltung bis zu 10 Jahre), sp�testens nach 1/2 Jahren die A4-Bl�tter mit den Quittungen kopieren und die Kopie dazu ablegen.

Aufbewahrungszeiten

Oft hebt man zu viele Unterlagen zu lange auf. Hier einige Vorschl�ge zu Aufbewahrungszeiten:

Art der Belege	Aufbewahrungszeit
Unterlagen im Ordner "Dokumente"	immer aufheben
Kontoausz�ge	3 bis 4 Jahre
Gehaltsabrechnungen	3 bis 5 Jahre (Abrechnungen vom Dezember und Schlussabrechnungen wenn man den Arbeitgeber wechselt 5 bis 10 Jahre)
Unterlagen zu Waisenrente	bis ca. 5 Jahre nach Ablauf
Unterlagen zu Kindergeld	8 bis 10 Jahre
Unterlagen zu BAf�G	bis ca. 5 Jahre nach R�ckzahlung
abgelaufene Sparb�cher und Sparvertr�ge	ca. 3 Jahre
Versicherungsvertr�ge u. -urkunden Rechnungen zu Versicherungen	bis ca. 5 Jahre nach Vertragsende ca. 3 Jahre
Unterlagen Zahlungsbelege und Kontoauz�ge zu Versicherungsf�llen und Unf�llen	bis ca. 5 Jahre nach Abschluss des Falls
Rechnungen und Zahlungsbelege �ber Behandlung beim Kieferorthop�den (Zahnspange)	bis ca. 4 Jahre nach Ablauf der Behandlung
Rechnungen und Garantiekarten f�r Ger�te	mindestens ein Jahr l�nger als die Garantiezeit des Ger�ts (die Verpackung muss nicht aufbewahrt werden)
Gebrauchsanweisungen	Lebensdauer des Ger�ts
Rechnungen und Zahlungsbelege f�r Handwerker, die ich privat beauftragt habe	mindestens 2 Jahre*, besser 5 Jahre (Gew�hrleistungsfrist nach BGB)
Abonnementsvertrag Abonnementsrechnungen	bis ca. 3 Jahre nach Vertragsende ca. 3 Jahre
Kaufvertr�ge, Unterlagen und Zahlungsbelege f�r Immobilien	bis ca. 15 Jahre nach Verkauf
Mietvertr�ge f�r Immobilien und Zahlungsbelege f�r die Kaution	bis ca. 5 Jahre nach Vertragsende
Rechnungen f�r Nebenkosten	ca. 5 Jahre
Telefonrechnungen	ca. 2 Jahre
Steuererkl�rungen zugeh�rige Belege	mindestens 5 Jahre ca. 3 Jahre
Steuerbescheide vom Finanzamt	F�r Privatpersonen: 5 bis 10 Jahre
Buchhaltungsunterlagen zu einem Gewerbe oder Freiberuf	mindestens 10 Jahre* ausf�hrlich beschieben: www.ihk-schleswig-holstein.de
Unterlagen des Arbeitgebers zu Minijobs	mindestens 10 Jahre * (auch bei "Minijob im Haushalt)

* Diese Aufbewahrungszeit sind gesetzlich vorgeschrieben. Alle anderen Zeitanaben beruhen auf pers�nlicher Erfahrung.

Dokumente und Unterlagen ordnen

Wie organisiere ich alle meine wichtigen Papiere und Dokumente?

Aufbewahrungszeiten

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