Dokumente und Unterlagen ordnen
Wie organisiere ich alle meine wichtigen Papiere und Dokumente?
Viele Menschen stöhnen über die ganzen Papiere, die man im Leben ansammelt und zum Teil aufheben muss.
Aus Ratlosigkeit sammelt sich das Ganze dann oft in Schuhkartons, Schubladen
oder anderen ungeeigneten Ablagen.
Ein paar gut eingerichtete Ordner bringen Abhilfe.
Die folgenden Vorschläge, wie man seine Ordner einrichten kann,
sind in der Praxis bewährt, müssen aber natürlich nicht genau so ausgeführt werden.
Es empfiehlt sich, in den Ordnern zum Unterteilen des Inhalts Trennblätter,
die man selbst beschriften kann, zu verwenden.
Innerhalb einer Rubrik legt man die neuesten Unterlagen jeweils als oberste ab.
Ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis vorne in jedem Ordner erleichtert das Finden von Unterlagen.
Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden, sollten nicht zu lange aufgehoben werden.
(Vorschläge für Aufbewahrungszeiten siehe Tabelle unten).
| Ordner |
Inhalt/Themen |
Dokumente
Dieser Ordner sollte farblich markiert sein,
damit man ihn im Notfall sofort greifen und mitnehmen kann.
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- Geburtsurkunden, Stammbuch, Pässe,
- Abschlusszeugnisse von Schulen und Arbeitgebern
- Diplome, Urkunden
- tabellarische Lebensläufe
- Meldungen zur Sozialversicherung und aktuellsten
Versicherungsverlauf der Rentenversicherung
- Pensionszusagen von (früheren) Arbeitgebern
- Testament oder Hinweis darauf,
wo das Testament hinterlegt ist.
- Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung, Patientenverfügung
- Dienstzeitbescheinigung von Bundeswehr, Zivildienst oder FSJ
- sonstige wichtige Urkunden und Dokumente
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| Ausbildung und Beruf |
- Zwischenzeugnisse
- Bewerbungsunterlagen, Passfotos
- Gehaltsabrechnungen
- sonstige weniger wichtige Urkunden und Dokumente
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Wohnung oder Haus
Wenn dieser Ordner zu dick wird, könnte man ihn aufgliedern in
"Kauf/Renovierung" und "laufende Kosten".
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Mietwohnung:
- Mietvertrag
- Nebenkosten (Vorauszahlungen, Abrechnungen)
- Abrechnungen zu:
Wasser, Strom, Gas, Müll, Telefon, Kabel, GEZ (gesetzliche Rundfunkgebühren), ...
- Zahlungsbelege zu Kaution und Nebenkosten
Eigenheim und Eigentumswohnung:
- Kaufvertrag/Verkaufsvertrag
- Finanzierung
- Handwerkerrechnungen
- Grundsteuer
- Heizung
- Bauplan, Lageplan
- Einheitswert
Eigentumswohnung:
- Teilungserklärung
- Protokolle der Eigentümerversammlungen
- Nebenkosten (Vorauszahlungen, Abrechnungen)
- Stand der Instandhaltungsrücklage
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| Auto |
- Kaufvertrag, Kfz-Brief
- TÜV- und ASU-Belege
- Reparaturrechnungen
- Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung
- grüne Versicherungskarte
- Unterlagen zu Unfällen
- Automobilclub-Mitgliedschaft
- Unterlagen zum Autoradio
- Infos/Wünsche für das nächste Auto
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| Girokonto |
- Kontoauszüge
- Liste aller Daueraufträge
- Liste aller Abbucher
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| Sparen, Geld |
- Sparbücher, Sparverträge
- Freistellungsaufträge
- Bausparverträge
- Vermögenswirksame Leistungen (VL)
- Kindergeld, BAföG
- aufgenommene Kredite
- gegebene Kredite
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| Versicherungen |
Anträge, Versicherungsscheine, Rechnungen und Briefe zu:
- Privathaftpflichtversicherung
- Lebensversicherung(en)
- Gebäudeversicherung
- Hausratversicherung
- Unfallversicherungen
- Rechtsschutzversicherung
- Kfz-Versicherung (hier oder im Auto-Ordner)
- Rentenversicherung, Pensionskasse
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| Gesundheit, Krankheit, Pflege, Behinderungen |
- Unterlagen zu Krankenkasse, Krankenversicherung
- Auslandskrankenschein
- Versicherungskarte
- Impfpässe
- Mutterpass, Vorsorgeuntersuchungen
- Rechnungen und Zahlungsbelege über
Behandlung beim Kieferorthopäden (Zahnspange)
- Arztbriefe
- Pflegeversicherung:
Unterlagen, Anträge und Bescheide
- Unterlagen zum Behindertenausweis
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| Steuer |
- Alte Steuererklärungen und -bescheide nach Jahren abgelegt.
- Belege (Quittungen) zum laufenden Jahr sortiert nach:
- Werbungskosten (zum Beruf)
- Versicherungen
- Spenden, Kirchensteuer
- Außergewöhnliche Belastungen
- Zinsen, Renten
- Kapitalerträge
Nach Rückgabe durch das Finanzamt können diese Belege
in den jeweils für sie richtigen Ordner einsortiert oder ggf. weggeworfen werden.
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Versandhäuser,
Abonnements
Mitgliedschaften |
Sortiert nach Firmen:
- Bestellungen
- Rechnungen, Quittungen
- Auszüge der Kundenkonten
- Briefe
- Kündigungen
- Unterlagen zu Mitgliedschaften
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Gebrauchsanweisungen,
Garantie, Rechnungen |
- Gebrauchsanweisungen
- Garantiekarten
- Rechnungen und Zahlungsbelege
Alles sortiert nach Themen z. B.:
Küche, Wohnen, Radio/TV, Kleingeräte, Spielzeug, Hobby.
Wenn dieser Ordner überquillt, kann es sinnvoll sein,
einzelne Themen in extra-Ordnern unterzubringen.
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| Urlaub |
- Unterlagen zu vergangenen Urlauben
- Ideen für künftige Urlaube
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| PC |
- Rechnungen zu PC und Zubehör
- Lizenzen zu den Programmen
- Info-Material
- Liste der Tan-Nummern
- Internetprovider
- Homepageprovider
Als Ergänzung zu diesem Ordner
kann ein Stehsammler sinnvoll sein.
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| Sonstige Ordner |
- Hobbies
- Mitgliedschaften in Vereinen
- Briefe
- Unterlagen für bevorstehenden Umzug
- Liste der geplanten/nötigen Tätigkeiten
- Liste aller Behörden und Menschen, die über die neue Adresse informiert werden müsssen
- Liste aller Daueraufträge und Abbucher, falls das Konto geändert werden muss
- ...
- usw.
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Diese Liste ist nicht vollständig. Je nach persönlichen Bedürfnissen
und Aktivitäten kommen weitere Ordner hinzu.
In vielen Fällen passen Unterlagen in unterschiedliche Ordner.
z. B.
- die Kfz-Versicherung in den Ordner 'Auto' oder den Ordner 'Versicherungen'
- die Gebäudeversicherung in den Ordner 'Haus' oder den Ordner 'Versicherungen'
Hier muss man sich zunächst für den sinnvollsten Ordner entscheiden.
Die Praxis wird zeigen, ob die Ablage im anderen Ordner besser ist.
Ordner, die zu über 75% gefüllt sind, sollte man als 'voll' betrachten.
Wenn mehr dazu kommt, sollte man sie teilen!
So muss vielleicht irgendwann alles, was zum Thema Rente und Rentenversicherung gehört,
aus dem Ordner 'Dokumente' in einen eigenen Ordner 'Renten' verlagert werden.
Wenn es mir gelingt, in meinen Ordnern jedes beliebige Papier innerhalb
von ein bis zwei Minuten zu finden, kann ich mein Ordnersystem als 'für mich perfekt'
bezeichnen.
Wenn Andere (im Notfall) jedes beliebige Papier innerhalb von fünf Minuten finden können,
ist es wirklich perfekt.
Tatsächlicher Perfektionismus ist hier (wie überall) übertrieben;
Zeit mit Sucherei zu verplempern, ist aber auch nicht sinnvoll.
Zwischen diesen beiden Polen muss man das eigene Optimum finden.
Kinder ab ca. 14 Jahren sollten ihre eigenen Ordner erhalten.
Dies sind meist zuerst die Ordner 'Dokumente', 'Schule', 'Sparen' und 'Hobbies'.
Es hilft, wenn die Eltern am Anfang halbjährlich zusammen mit den Kindern
in diesen Ordnern nach dem Rechten sehen.
Beim Aufräumen der Unterlagen fällt vieles auf, was vorgemerkt und verfolgt werden muss.
In meinem
Downloadbereich
finden Sie dafür einen Jahresplan und auch einen Mehrjahresplan.
Den Mehrjahresplan könnte man vorne in einen häufig benutzten Ordner heften oder kleben.
Wenn kleine Belege/Quittungen aufbewahrt werden müssen,
kann man sie nach Datum sortierenm numerieren und dann auf A4-Blätter kleben.
Bei Bedarf (z. B. für Steuererklärung) kommt dazu noch eine Excelliste.
In der kann dann auch gesucht werden.
Wenn man das immer zeitnah macht, artet es wenig in Arbeit aus.
Das Aufkleben aber nicht(!) mit Kleber aus Tube oder Flasche, sondern z. B. mit Pritt.
Das hat weniger Lösungsmittel. Manche Sorten Quittungen werden sonst angegriffen und rasch unlesbar.
Quittungszettelchen halten auch im Ordner oft nur maximal ein Jahr und verblassen dann.
Wenn die Quittungen länger gebraucht werden (z. B. für Buchhaltung bis zu 10 Jahre),
spätestens nach 1/2 Jahren die A4-Blätter mit den Quittungen kopieren
und die Kopie dazu ablegen.
Aufbewahrungszeiten
Oft hebt man zu viele Unterlagen zu lange auf. Hier einige
Vorschläge zu Aufbewahrungszeiten:
| Art der Belege |
Aufbewahrungszeit |
| Unterlagen im Ordner "Dokumente" |
immer aufheben |
| Kontoauszüge |
3 bis 4 Jahre |
| Gehaltsabrechnungen |
3 bis 5 Jahre (Abrechnungen vom Dezember
und Schlussabrechnungen wenn man den Arbeitgeber wechselt 5 bis 10 Jahre) |
| Unterlagen zu Waisenrente |
bis ca. 5 Jahre nach Ablauf |
| Unterlagen zu Kindergeld |
5 bis 10 Jahre |
| Unterlagen zu BAföG |
bis ca. 5 Jahre nach Rückzahlung |
| abgelaufene Sparbücher und Sparverträge |
ca. 3 Jahre |
Versicherungsverträge u. -urkunden
Rechnungen zu Versicherungen |
bis ca. 5 Jahre nach Vertragsende
ca. 3 Jahre |
| Unterlagen Zahlungsbelege und Kontoauzüge
zu Versicherungsfällen und Unfällen |
bis ca. 5 Jahre nach Abschluss des Falls |
| Rechnungen und Zahlungsbelege über Behandlung
beim Kieferorthopäden (Zahnspange) |
bis ca. 4 Jahre nach Ablauf der Behandlung |
| Rechnungen und Garantiekarten für Geräte |
mindestens ein Jahr länger als die Garantiezeit des Geräts
(die Verpackung muss nicht aufbewahrt werden) |
| Gebrauchsanweisungen |
Lebensdauer des Geräts |
| Rechnungen und Zahlungsbelege für Handwerker, die ich privat beauftragt habe |
mindestens 2 Jahre*,
besser 5 Jahre (Gewährleistungsfrist nach BGB)
|
Abonnementsvertrag
Abonnementsrechnungen |
bis ca. 3 Jahre nach Vertragsende
ca. 3 Jahre |
Kaufverträge, Unterlagen
und Zahlungsbelege für Immobilien |
bis ca. 15 Jahre nach Verkauf |
Mietverträge für Immobilien
und Zahlungsbelege für die Kaution |
bis ca. 5 Jahre nach Vertragsende |
| Rechnungen für Nebenkosten |
ca. 5 Jahre |
| Telefonrechnungen |
ca. 2 Jahre |
Steuererklärungen
zugehörige Belege |
mindestens 5 Jahre
ca. 3 Jahre |
| Steuerbescheide vom Finanzamt |
Für Privatpersonen: 5 bis 10 Jahre |
Buchhaltungsunterlagen zu einem
Gewerbe oder Freiberuf |
mindestens 10 Jahre (ab 2013 8 Jahre; ab 2015 7 Jahre)*
ausführlich beschieben:
www.ihk-schleswig-holstein.de
|
| Unterlagen des Arbeitgebers zu Minijobs |
mindestens 10 Jahre (ab 2013 8 Jahre; ab 2015 7 Jahre) *
(auch bei "Minijob im Haushalt) |
* Diese Aufbewahrungszeit sind gesetzlich vorgeschrieben.
Alle anderen Zeitanaben beruhen auf persönlicher Erfahrung.
Links/Bücher
- selbstlagerbox.de/aktenlagerung-was-sie-beachten-sollten
In dieser Seite sind viele Gesetze und Verordnungen zu Aufbewahrungsfristen und -arten gesammelt.
Selbstlagerbox.de
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- Klaus Götzer: Dokumenten-Management.
Das Buch ist ein Standardwerk, das sich an alle richtet, die sich beruflich mit dem Thema "Dokumenten-Management"
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Behörden und sonstigen Organisationen und interessierte Anwender,
die sich mit dem Thema Dokumenten-Management intensiver befassen wollen.
JK
