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Dokumente und Unterlagen ordnen




Wie organisiere ich alle meine wichtigen Papiere und Dokumente?


Ordnung halten
für Dummies

Viele Menschen stöhnen über die ganzen Papiere, die man im Leben ansammelt und zum Teil aufheben muss. Aus Ratlosigkeit sammelt sich das Ganze dann oft in Schuhkartons, Schubladen oder anderen ungeeigneten Ablagen. Ein paar gut eingerichtete Ordner bringen Abhilfe.

Die folgenden Vorschläge, wie man seine Ordner einrichten kann, sind in der Praxis bewährt, müssen aber natürlich nicht genau so ausgeführt werden.
Es empfiehlt sich, in den Ordnern zum Unterteilen des Inhalts Trennblätter, die man selbst beschriften kann, zu verwenden. Innerhalb einer Rubrik legt man die neuesten Unterlagen jeweils als oberste ab.
Ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis vorne in jedem Ordner erleichtert das Finden von Unterlagen.

Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden, sollten nicht zu lange aufgehoben werden. (Vorschläge für Aufbewahrungszeiten siehe Tabelle unten).

Ordner Inhalt/Themen
Dokumente


Dieser Ordner sollte farblich markiert sein, damit man ihn im Notfall sofort greifen und mitnehmen kann.
  • Geburtsurkunden, Stammbuch, Pässe,
  • Abschlusszeugnisse von Schulen und Arbeitgebern
  • Diplome, Urkunden
  • tabellarische Lebensläufe
  • Meldungen zur Sozialversicherung und aktuellsten Versicherungsverlauf der Rentenversicherung
  • Pensionszusagen von (früheren) Arbeitgebern
  • Testament oder Hinweis darauf, wo das Testament hinterlegt ist.
  • Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung, Patientenverfügung
  • Dienstzeitbescheinigung von Bundeswehr, Zivildienst oder FSJ
  • sonstige wichtige Urkunden und Dokumente
Ausbildung und Beruf
  • Zwischenzeugnisse
  • Bewerbungsunterlagen, Passfotos
  • Gehaltsabrechnungen
  • sonstige weniger wichtige Urkunden und Dokumente
Wohnung oder Haus


Wenn dieser Ordner zu dick wird, könnte man ihn aufgliedern in "Kauf/Renovierung" und "laufende Kosten".
Mietwohnung:
  • Mietvertrag
  • Nebenkosten (Vorauszahlungen, Abrechnungen)
  • Abrechnungen zu:
    Wasser, Strom, Gas, Müll, Telefon, Kabel, GEZ (gesetzliche Rundfunkgebühren), ...
  • Zahlungsbelege zu Kaution und Nebenkosten

Eigenheim und Eigentumswohnung:
  • Kaufvertrag/Verkaufsvertrag
  • Finanzierung
  • Handwerkerrechnungen
  • Grundsteuer
  • Heizung
  • Bauplan, Lageplan
  • Einheitswert

Eigentumswohnung:
  • Teilungserklärung
  • Protokolle der Eigentümerversammlungen
  • Nebenkosten (Vorauszahlungen, Abrechnungen)
  • Stand der Instandhaltungsrücklage
Auto
  • Kaufvertrag, Kfz-Brief
  • TÜV- und ASU-Belege
  • Reparaturrechnungen
  • Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung
  • grüne Versicherungskarte
  • Unterlagen zu Unfällen
  • Automobilclub-Mitgliedschaft
  • Unterlagen zum Autoradio
  • Infos/Wünsche für das nächste Auto
Girokonto
  • Kontoauszüge
  • Liste aller Daueraufträge
  • Liste aller Abbucher
Sparen, Geld
  • Sparbücher, Sparverträge
  • Freistellungsaufträge
  • Bausparverträge
  • Vermögenswirksame Leistungen (VL)
  • Kindergeld, BAföG
  • aufgenommene Kredite
  • gegebene Kredite
Versicherungen Anträge, Versicherungsscheine, Rechnungen und Briefe zu:
  • Privathaftpflichtversicherung
  • Lebensversicherung(en)
  • Gebäudeversicherung
  • Hausratversicherung
  • Unfallversicherungen
  • Rechtsschutzversicherung
  • Kfz-Versicherung (hier oder im Auto-Ordner)
  • Rentenversicherung, Pensionskasse
Gesundheit, Krankheit, Pflege, Behinderungen
  • Unterlagen zu Krankenkasse, Krankenversicherung
  • Auslandskrankenschein
  • Versicherungskarte
  • Impfpässe
  • Mutterpass, Vorsorgeuntersuchungen
  • Rechnungen und Zahlungsbelege über
    Behandlung beim Kieferorthopäden (Zahnspange)
  • Arztbriefe
  • Pflegeversicherung:
    Unterlagen, Anträge und Bescheide
  • Unterlagen zum Behindertenausweis
Steuer
  • Alte Steuererklärungen und -bescheide nach Jahren abgelegt.
  • Belege (Quittungen) zum laufenden Jahr sortiert nach:
    - Werbungskosten (zum Beruf)
    - Versicherungen
    - Spenden, Kirchensteuer
    - Außergewöhnliche Belastungen
    - Zinsen, Renten
    - Kapitalerträge
Nach Rückgabe durch das Finanzamt können diese Belege in den jeweils für sie richtigen Ordner einsortiert oder ggf. weggeworfen werden.
Versandhäuser,
Abonnements
Mitgliedschaften
Sortiert nach Firmen:
  • Bestellungen
  • Rechnungen, Quittungen
  • Auszüge der Kundenkonten
  • Briefe
  • Kündigungen
  • Unterlagen zu Mitgliedschaften
Gebrauchsanweisungen,
Garantie, Rechnungen
  • Gebrauchsanweisungen
  • Garantiekarten
  • Rechnungen und Zahlungsbelege
Alles sortiert nach Themen z. B.: Küche, Wohnen, Radio/TV, Kleingeräte, Spielzeug, Hobby.
Wenn dieser Ordner überquillt, kann es sinnvoll sein, einzelne Themen in extra-Ordnern unterzubringen.
Urlaub
  • Unterlagen zu vergangenen Urlauben
  • Ideen für künftige Urlaube
PC
  • Rechnungen zu PC und Zubehör
  • Lizenzen zu den Programmen
  • Info-Material
  • Liste der Tan-Nummern
  • Internetprovider
  • Homepageprovider
Als Ergänzung zu diesem Ordner kann ein Stehsammler sinnvoll sein.
Sonstige Ordner
  • Hobbies
  • Mitgliedschaften in Vereinen
  • Briefe
  • Unterlagen für bevorstehenden Umzug
    • Liste der geplanten/nötigen Tätigkeiten
    • Liste aller Behörden und Menschen, die über die neue Adresse informiert werden müsssen
    • Liste aller Daueraufträge und Abbucher, falls das Konto geändert werden muss
    • ...
  • usw.

Diese Liste ist nicht vollständig. Je nach persönlichen Bedürfnissen und Aktivitäten kommen weitere Ordner hinzu.

In vielen Fällen passen Unterlagen in unterschiedliche Ordner. z. B.

Hier muss man sich zunächst für den sinnvollsten Ordner entscheiden. Die Praxis wird zeigen, ob die Ablage im anderen Ordner besser ist.


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Organisiert am
Arbeitsplatz
für Dummies
Ordner, die zu über 75% gefüllt sind, sollte man als 'voll' betrachten. Wenn mehr dazu kommt, sollte man sie teilen! So muss vielleicht irgendwann alles, was zum Thema Rente und Rentenversicherung gehört, aus dem Ordner 'Dokumente' in einen eigenen Ordner 'Renten' verlagert werden.

Wenn es mir gelingt, in meinen Ordnern jedes beliebige Papier innerhalb von ein bis zwei Minuten zu finden, kann ich mein Ordnersystem als 'für mich perfekt' bezeichnen.
Wenn Andere (im Notfall) jedes beliebige Papier innerhalb von fünf Minuten finden können, ist es wirklich perfekt.
Tatsächlicher Perfektionismus ist hier (wie überall) übertrieben; Zeit mit Sucherei zu verplempern, ist aber auch nicht sinnvoll. Zwischen diesen beiden Polen muss man das eigene Optimum finden.

Kinder ab ca. 14 Jahren sollten ihre eigenen Ordner erhalten. Dies sind meist zuerst die Ordner 'Dokumente', 'Schule', 'Sparen' und 'Hobbies'. Es hilft, wenn die Eltern am Anfang halbjährlich zusammen mit den Kindern in diesen Ordnern nach dem Rechten sehen.

Beim Aufräumen der Unterlagen fällt vieles auf, was vorgemerkt und verfolgt werden muss. In meinem Downloadbereich finden Sie dafür einen Jahresplan und auch einen Mehrjahresplan. Den Mehrjahresplan könnte man vorne in einen häufig benutzten Ordner heften oder kleben.

Wenn kleine Belege/Quittungen aufbewahrt werden müssen, kann man sie nach Datum sortierenm numerieren und dann auf A4-Blätter kleben. Bei Bedarf (z. B. für Steuererklärung) kommt dazu noch eine Excelliste. In der kann dann auch gesucht werden. Wenn man das immer zeitnah macht, artet es wenig in Arbeit aus.
Das Aufkleben aber nicht(!) mit Kleber aus Tube oder Flasche, sondern z. B. mit Pritt. Das hat weniger Lösungsmittel. Manche Sorten Quittungen werden sonst angegriffen und rasch unlesbar.
Quittungszettelchen halten auch im Ordner oft nur maximal ein Jahr und verblassen dann. Wenn die Quittungen länger gebraucht werden (z. B. für Buchhaltung bis zu 10 Jahre), spätestens nach 1/2 Jahren die A4-Blätter mit den Quittungen kopieren und die Kopie dazu ablegen.

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Aufbewahrungszeiten

Oft hebt man zu viele Unterlagen zu lange auf. Hier einige Vorschläge zu Aufbewahrungszeiten:

Art der Belege Aufbewahrungszeit
Unterlagen im Ordner "Dokumente" immer aufheben
Kontoauszüge 3 bis 4 Jahre
Gehaltsabrechnungen 3 bis 5 Jahre (Abrechnungen vom Dezember und Schlussabrechnungen wenn man den Arbeitgeber wechselt 5 bis 10 Jahre)
Unterlagen zu Waisenrente bis ca. 5 Jahre nach Ablauf
Unterlagen zu Kindergeld 8 bis 10 Jahre
Unterlagen zu BAföG bis ca. 5 Jahre nach Rückzahlung
abgelaufene Sparbücher und Sparverträge ca. 3 Jahre
Versicherungsverträge u. -urkunden
Rechnungen zu Versicherungen
bis ca. 5 Jahre nach Vertragsende
ca. 3 Jahre
Unterlagen Zahlungsbelege und Kontoauzüge zu Versicherungsfällen und Unfällen bis ca. 5 Jahre nach Abschluss des Falls
Rechnungen und Zahlungsbelege über Behandlung beim Kieferorthopäden (Zahnspange) bis ca. 4 Jahre nach Ablauf der Behandlung
Rechnungen und Garantiekarten für Geräte mindestens ein Jahr länger als die Garantiezeit des Geräts (die Verpackung muss nicht aufbewahrt werden)
Gebrauchsanweisungen Lebensdauer des Geräts
Rechnungen und Zahlungsbelege für Handwerker, die ich privat beauftragt habe mindestens 2 Jahre*, besser 5 Jahre (Gewährleistungsfrist nach BGB)
Abonnementsvertrag
Abonnementsrechnungen
bis ca. 3 Jahre nach Vertragsende
ca. 3 Jahre
Kaufverträge, Unterlagen
und Zahlungsbelege für Immobilien
bis ca. 15 Jahre nach Verkauf
Mietverträge für Immobilien
und Zahlungsbelege für die Kaution
bis ca. 5 Jahre nach Vertragsende
Rechnungen für Nebenkosten ca. 5 Jahre
Telefonrechnungen ca. 2 Jahre
Steuererklärungen
zugehörige Belege
mindestens 5 Jahre
ca. 3 Jahre
Steuerbescheide vom Finanzamt Für Privatpersonen: 5 bis 10 Jahre
Buchhaltungsunterlagen zu einem
Gewerbe oder Freiberuf
mindestens 10 Jahre (ab 2013 8 Jahre; ab 2015 7 Jahre)*
ausführlich beschieben: www.ihk-schleswig-holstein.de
Unterlagen des Arbeitgebers zu Minijobs mindestens 10 Jahre (ab 2013 8 Jahre; ab 2015 7 Jahre) *
(auch bei "Minijob im Haushalt)

* Diese Aufbewahrungszeit sind gesetzlich vorgeschrieben. Alle anderen Zeitanaben beruhen auf persönlicher Erfahrung.
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