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Selbstständigkeit mit Gewerbe oder Freiberuf
Wie fange ich damit an?

Teil 1
Allgemeine Informationen
Gewerbe, Freiberufler, Angestellter, Nebeneinkünfte
Zweck der Tätigkeit
Businessplan
Anmeldung von Gewerbe oder Freiberuf (Gewerbeamt, Finanzamt, IHK,
Berufsgenossenschaft, Arbeitgeber, Vermieter, Arbeitsamt, Sozialamt)
Firmenname und Markennamen
Homepage und Impressum
Geschäftsbriefe
Angebot, Preisliste
Lieferschein, Rechnung, Mahnung
Kassenbuch

Teil 2
Buchhaltung
Einkommensteuer
Umsatzsteuer ("Mehrwertsteuer") und Differenzbesteuerung
Gewerbesteuer
Kfz-Nutzung

Teil 3
Krankenkasse/Rentenversicherung
Arbeitslosigkeit und Arbeitslosenversicherung
Kurzarbeit und Gewerbe/Freiberuf
Haftpflichtversicherung für Unternehmer
Sonstige Versicherungen
Mitarbeiter mit "400€-Job" einstellen
Gewerbe von Studenten und Schülern
Gewerbe von Minderjährigen (Kinder unter 18 Jahren)
Gewerbe als Nebenbeschäftigung von Auszubildenden
Gewerbe als Nebenbeschäftigung von Angestellten
Gewerbe von Rentnern
Gewerbe und Wehrdienst/Zivildienst
Photovoltaikanlage
Großhandel
Gewerbe ummelden
Gewerbe abmelden
Gewerbe ruhen lassen
Bücher zum Thema Gewerbe/Selbstständigkeit
Bücher zum Thema Steuern
Links
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Extraseiten
FAQ Häufige Fragen zu Gewerbe und Freiberuf
Abschreibung
Deutsche Steuernummern
Unterschiede Gewerbe/Freiberuf
Übersicht Steuern und Abgaben (pdf 46kB)
Wechsel vom Kleinunternehmer zum Unternehmer - und umgekehrt
Durchgeführte und geplante Steueränderungen
Anmeldung eines Markennamens
Photovoltaik-Anlage als Gewerbe
Geldverdienen mit und ohne PC
Geldverdienen mit Nachhilfe
Werbung auf Homepageseiten und andere elektronische Dienstleistungen
Downloads für Gewerbe/Freiberuf
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Allgemeine Informationen

Wer sich selbstständig machen oder nebenher noch eine selbstständige Tätigkeit ausführen will, denkt häufig über die Anmeldung eines Gewerbes oder einer freiberuflichen Tätigkeit nach. (Auf einen Blick: Unterschiede Gewerbe/Freiberuf)

Wir nehmen jetzt einmal an, dass bereits eine gute und legale Idee existiert, womit das Geld verdient werden soll, dass Grundwissen im Umgang mit einem PC vorhanden ist, und dass für das Gewerbe irgendwie Kunden geworben werden können.


Wer doch lieber nochmal gründlich nachdenken möchte, kann sich beim Bundesministeriums für Wirtschaft und Arbeit unter www.existenzgruender.de kostenlose Broschüren und Informationen zu den Themen "Existenzgründung" besorgen.

Wenn man staatliche Zuschüsse oder Bankdarlehen bekommen will, wird oft ein Businessplan gefordert. Aber auch ohne eine solche Anforderung sollte man die Einnahmen und Ausgaben für die nächsten Monate und ersten Jahre möglichst exakt planen.

Falls noch PC-KnowHow benötigt wird, eine eigene Homepage gebraucht wird, oder Serienbriefe als Werbung verschickt werden sollen, kann Ihnen hier geholfen werden: www.kuhn-pc.de

Auf diesen Seiten soll möglichst einfach erklärt werden, wie die Bürokratie rund um ein kleines Gewerbe oder eine freiberuflichen Tätigkeit funktioniert.

Zunächst fällt den meisten Menschen der Begriff 'Gewerbe' ein. Es muss erst einmal geklärt werden, ob 'Gewerbe' überhaupt die richtige Form für den Nebenerwerb ist.
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Gewerbe, Freiberufler, Angestellter, Nebeneinkünfte

Für einen kleinen Nebenerwerb oder eine beginnende Selbstständigkeit kommen mehrere Arten der Beschäftigung in Frage.
Folgendes Raster soll bei der Abgrenzung helfen:
  1. Wird nur für einen Arbeitgeber gearbeitet?

    Einkünfte bis maximal 450 € pro Monat:
    Es handelt sich um einen Minijob ("geringfügige Beschäftigung" bzw. "450€-Job"). Die Grenze wurde ab 2013 von 400 auf 450€ erhöht.
    Information zu Minijobs und kostenlose Telefonauskunft bei www.minijob-zentrale.de

    Beschäftigung an maximal 50 Tagen im Jahr bei beliebigen Einkünften:
    Es handelt sich ebenfalls um einen Minijob ("kurzfristige Beschäftigung")

    Einkünfte über 450 € pro Monat:
    Arbeit als Angestellter "auf Lohnsteuer". Zwischen 450€ und 850€ (Gleitzone) nähern sich Steuern und Sozialabgaben den sonst üblichen Prozentsätzen mehr und mehr an.

    Hinweis 1: Eine Selbstständigkeit mit nur einem Kunden könnte auf die Dauer eine "Scheinselbstständigkeit" sein. Das ist nicht erlaubt.
    Mehr Informationen dazu bei der IHK Aachen, HK Hamburg, IHK Wuppertal, 123recht.net, anwaltseiten24.de und e-lancer-nrw.
    Hinweis 2: Wenn keine rentenversicherungspflichtige Tätigkeit besteht und mit Minijobs 450 € nicht überschritten werden, können auch mehrere "geringfügige" Minijobs nebeneinander betrieben werden; ebenso wenn 50 Tage nicht überschritten werden, können mehrere "kurzfristige" Minijobs nacheinander betrieben werden.
    Ausführlichere Informationen bei: minijob-zentrale.de

  2. Wird eine Tätigkeit bis zu 2.100 € pro Jahr (ab 1.1.2013 2.400 €/Jahr) als Übungsleiter im Sportverein, als Jugendleiter, als Betreuer, als Mitarbeiter in öffentlichen Einrichtungen, oder Ähnliches ausgeübt?
    Nebentätigkeiten gemäß § 3 Nr. 26 Einkommensteuergesetz (z. B. Trainer und Betreuer in Vereinen, Referenten für Volkshochschulen u. a.) sind bis zur o. g. Grenze steuerfrei. Einzelheiten siehe R 3.26 LStR 2011.
    Solch eine Nebentätigkeit kann auch mit einem Minijob bis 450€ kombiniert werden. Eine Kombination aus Hauptberuf, 450€-Minijob und Nebentätigkeit ist ebenfalls möglich.

  3. Wird eine Schulungs- oder Beratungstätigkeit, ein Arztberuf oder eine andere überwiegend geistige Tätigkeit ausgeübt?
    Wenn ich diese Tätigkeit aufgrund einer besonderen Ausbildung ausübe, oder es eine künstlerische Tätigkeit ist, kann es sich um eine freiberufliche Tätigkeit handeln. Eine Liste mit Beispielen für solche Tätigkeiten steht in §18 Einkommensteuergesetz. Diese Liste ist nicht vollständig. Auch andere ähnliche Tätigkeiten können "freiberuflich" ausgeübt werden.

    Diese Homepageseite ist zwar in erster Linie für kleine Gewerbe gedacht, es wird aber, wo sinnvoll, auch auf freiberufliche Tätigkeit eingegangen.
    (Auf einen Blick: Unterschiede Gewerbe/Freiberuf)

  4. Wird ein Handwerk ausgeübt?
    Dazu sind zusätzliche Genehmigungen und Mitgliedschaften nötig. Näheres erfährt man bei der zuständigen Handwerkskammer.

  5. Ist es eine einmalige Nebentätigkeit in geringem Umfang?
    Der Kunde erhält eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer.
    Die Einnahmen und Ausgaben werden aufgelistet, der Gewinn kann bei der Einkommensteuererklärung in Anlage S (2. Seite unten) eingetragen werden. Bis Steuerjahr 2007 wird dazu die Anlage GSE benutzt.
    Aus Vereinfachungsgründen sind Nebeneinkünfte bis zu einer Höhe von jährlich 410 € Gewinn von der Einkommensteuer befreit. Liegen ihre Nebeneinkünfte zwischen 410 € und 820 €, so sind diese teilweise steuerfrei. Diese Regelung ist unabhängig von der Höhe des Gesamteinkommens (§ 46 Abs. 3, 5 EStG bzw. § 70 EStDV).
    Obwohl zusammenveranlagte Ehegatten ihre Nebeneinkünfte addieren müssen, gelten die o. g. Grenzen von 410€/820€ sowohl für Alleinstehende als auch für – zusammenveranlagte – Ehepaare. Sie verdoppeln sich nicht.
    Es handelt sich bei den € 410 € um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag, d. h.: Bei Überschreitung Besteuerung des gesamten Gewinns.

  6. Kein Gewinn beabsichtigt?
    Bleiben die Einnahmen unter den Ausgaben (kein Gewinn), und soll das auch in Zukunft so bleiben? Dann haben Sie keine "Gewinnabsicht", und das Ganze ist steuerlich gesehen nur eine Liebhaberei (=Hobby). Eine Anmeldung als Gewerbe oder Freiberuf ist nicht nötig.

Fast alles an Tätigkeiten und Dienstleistungen, was bis hierher nicht aufgezählt wurde muss als Gewerbe oder freiberufliche Tätigkeit angemeldet und ausgeführt werden (§15, Absatz 2 Einkommensteuergesetz).
Es müssen die jeweils zuständigen Vorschriften beachtet werden.
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Zweck der Tätigkeit

Bevor man ein Gewerbe anmeldet, sollte man sich gut überlegen, was als "Zweck des Gewerbes" angegeben wird. Der Zweck sollte einerseits klar beschrieben sein, andererseits aber so weit gefasst sein, dass mögliche sich später entwickelnde Nebeneinnahmen mit erfasst werden. "Büroservice" wäre also vermutlich sinnvoller als "Schreibbüro".
Eine spätere Änderung kostet erneut Gebühr.
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Businessplan

Wenn man staatliche Zuschüsse oder Bankdarlehen bekommen will, wird oft ein Businessplan gefordert. Aber auch ohne eine solche Anforderung sollte man die Einnahmen und Ausgaben für die nächsten Monate und ersten Jahre frühzeitig und möglichst exakt planen.
Bei www.existenzgruender.de gibt es diverse Checklisten und Übersichten als Download und man kann einen kostenlosen Business-Planer auf CD bestellen.

Sehr gut erklärt bei www.allesimklick.de, weitere Möglichkeiten und Informationen bei www.gruenderblatt.de, www.foerderland.de, www.finanzen-fuer-freie.de oder www.ihk-muenchen.de.
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Anmeldung von Gewerbe oder Freiberuf


Freiberufler-Atlas:
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Gewerbe
Das Gewerbe wird beim Gewerbeamt der Stadtverwaltung angemeldet. Der Vorgang kostet 25 bis 40 € Gebühr und ist überraschend schnell erledigt. Das Blatt mit der Anmeldebestätigung wird "Gewerbeschein" genannt.
Auch Menschen unter 18 Jahren können ein Gewerbe anmelden, der Vorgang ist aber komplizierter (mehr...).

Freiberuf
Eine Freiberufliche Tätigkeit muss auch angemeldet werden. Dies geschieht aber nicht bei der Stadtverwaltung, sondern beim Finanzamt. Für diese "Anzeige der Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit" genügt ein formloser kurzer Brief ans FA. Hingehen beschleunigt den Vorgang und die Vergabe einer Steuernummer (falls man noch keine hat).
(Auf einen Blick: Unterschiede Gewerbe/Freiberuf)
Diese Anmeldung der freiberuflichen Tätigkeit beim FA ist kostenlos.

Gewerbe und Freiberuf
Wer überwiegend freiberufliche Tätigkeiten und in geringem Umfang gewerbliche Tätigkeiten ausübt, steht vor dem Problem, dass durch den gewerblichen Anteil alles zum Gewerbe mit zusätzlichen Kosten (IHK-Beitrag und Gewerbesteuer) wird.
Das möchte kein Freiberufler erleben, und es gibt folgende Abhilfe:
Zusätzlich zur freiberuflichen Tätigkeit wird ein Gewerbe für solche Aktivitäten angemeldet. Für die freiberufliche Tätigkeit und das (wahrscheinlich kleine) Gewerbe muss der Gewinn getrennt ermittelt werden; z. B. durch je eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR).
Hinweis am Rande: Umsatzsteuerlich sind beide Unternehmen einer Person gleich zu behandeln: Beides Kleinunternehmen oder Beides nicht-Kleinunternehmen.
Solange es die veraltete und unsinnige Trennung zwischen Gewerbe und Freiberuf in diesem Land noch gibt, muss man leider mit diesem Umstand (zwei Unternehmen mit getrennter Buchhaltung) leben. Aber lieber etwas Zuverdienst (und ein Bisschen Mehraufwand) durch die gewerblichen Einnahmen, als sie "liegenzulassen".
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Informationspflichten und Festlegungen

Über die Anmeldung eines Gewerbes werden das Finanzamt und die IHK (Industrie- und Handelskammer) automatisch informiert.

Finanzamt

Steuern, aber lustig.
Steuertipps für
Existenzgründer
und
Jungunternehmer.

Das Finanzamt schickt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und möchte außer Name, Anschrift und Art der Tätigkeit vor allem folgende Punkte geklärt haben:

Infoschrift
zur sicheren
Existenzgründung
Wenn ich bisher nicht selbstständig war, gibt mir das Finanzamt eine neue Steuernummer für die Einkommensteuer (weil im FA nun ein anderer Sachbearbeiter für mich zuständig ist).
Wenn ich nicht nach der Kleinunternehmerregelung arbeite, bekomme ich eventuell zusätzlich eine Steuernummer für die Umsatzsteuer.
Weitere Informationen: → Steuernummern.

Wer diesen Anmeldevorgang und die Vergabe der neuen Steuernummer beschleunigen will, holt sich den 'Fragebogen zur Steuerlichen Erfassung' gleich beim FA und füllt ihn möglichst bald aus. Wenn es mit der Steuernummer ganz schnell gehen muss, kann ein freundlicher Anruf beim Finanzamt helfen.

Mit einem Gewerbe/Freiberuf bin ich verpflichtet, jährlich eine Einkommensteuererklärung auszufüllen. Für ein Gewerbe wird die Anlage G ausgefüllt, für eine freiberufliche Tätigkeit die Anlage S. Bis Steuerjahr 2007 wird dazu die Anlage GSE benutzt.
Auch eine Umsatzsteuererklärung ist jährlich auszufüllen.
Ein Gewerbe/Freiberuf muss auf die Dauer Gewinn machen. Wenn innerhalb von ca. 4 Jahren kein Gewinn entsteht, wird das FA das Ganze zur Liebhaberei (Hobby) erklären und die durch die Verluste eventuell entstandenen Steuereinsparungen sowie die erstattete Umsatzsteuer zurückfordern.

IHK
Wer ein Gewerbe angemeldet hat, bekommt von der IHK (Industrie- und Handelskammer) einen Brief, mit dem man sich bei ihr anmelden muss. Diese Pflichtmitgliedschaft ist für kleine Gewerbe kostenlos bis preiswert.
Beispiel IHK Darmstadt: bis 5.200 € Gewinn kein Beitrag (§ 3 IHK-Gesetz); darüber kostet es ab dem dritten Geschäftsjahr einen Beitrag von 0,1% des Gewinns. Eventuell beginnt die Beitragspflicht seit einem Urteil des Bundesverwaltungsgerichts (BVerwG, 11.07.2011 - 8 C 23.10) auch erst bei einem höheren Gewinn.
Gegen die nicht mehr zeitgemäße Pflicht zur Mitgliedschaft - auch als "Zwangsmitgliedschaft" bezeichnet - laufen diverse Initiativen, Widersprüche und Beschwerden; siehe z. B. Bundesverband für freie Kammern e.V.
Freiberufler müssen nicht IHK-Mitglied werden. (Auf einen Blick: Unterschiede Gewerbe/Freiberuf)

Berufsgenossenschaft
Wenn Mitarbeiter angestellt werden (auch 450€-Jobler), müssen sie bei der zuständigen Berufsgenossenschaft angemeldet und versichert werden.
Je nach zuständiger Berufsgenossenschaft können auch Beiträge an die Berufsgenossenschaft Pflicht sein, ohne dass Mitarbeiter eingestellt sind. Das ist beispielsweise in der Berufsgenossenschaft Druck und Papier der Fall. Allerdings ist der jährliche Betrag dann sehr gering.

Arbeitgeber
Menschen, die ihr Gewerbe als Nebenerwerb zu ihrer Arbeit als Angestellter betreiben, müssen das Gewerbe wie andere Nebentätigkeiten dem Arbeitgeber rechtzeitig und schriftlich vor Beginn melden ("Fachbegriff "anzeigen") oder genehmigen lassen,
Falls der Verdacht einer Konkurrenzsituation entstehen könnte, sollte man auch ohne eine der oben genannten Bedingungen im Arbeits- oder Tarifvertrag mit dem AG sprechen und ihm erläutern bzw. mit ihm absprechen, was man bei der Nebentätigkeit macht und was nicht.

Eine Genehmigung verweigern oder bei Anzeigepflicht die Nebentätigkeit verbieten kann der Arbeitgeber nur nur in seltenen gut begründeten Ausnahmen: Man sollte beim Antrag auf Genehmigung bzw. Information des Arbeitgebers möglichst genau beschreiben, was man bei der Nebentätigkeit tut und was nicht, und wieviel Stunden die Nebentätigkeit etwa in Anspruch nehmen wird.
Das nicht-Informieren des Arbeitgebers kann zu einer Abmahnung führen. (siehe BAG-Urteil → Az: 9 AZR 464/00)
Ausführliche Informationen zum Thema "Nebentätigkeit und Arbeitgeber" → hensche.de, Arbeitsrecht_Handbuch, in juraforum.de/lexikon/nebentaetigkeit und in nebentaetigkeitsrecht.de
In meinem Downloadbereich finden Sie einen Musterbrief zur Anmeldung eines Gewerbes.

Vermieter
Eine rechtzeitige Information bzw. Einholung des Einverständnisses vom Vermieter beugt späteren Missverständnissen und Diskussionen vor. Laut BGH-URteil (14.07.2009, AZ: VIII ZR 165/08) muss eine gewerbliche oder freiberuflichen Tätigkeit die nicht nach außen sichtbar wird, keine/kaum Kundschaft ins Haus bringt, kaum Materiallagerung/-transport verursacht usw., also sich kaum vom reinen Wohnen unterscheidet, muss vom Vermieter geduldet und erlaubt werden.
Ausführlichere Information → Berliner MieterGemeinschaft e.V.

Arbeitsamt
Wenn ich arbeitslos bin, muss das Arbeitsamt informiert werden bevor ich das Gewerbe anmelde (mehr...). Eventuell kann eine Förderung mit dem Gründungszuschuss (früher "Ich-AG" oder "Übergangsgeld") möglich und sinnvoll sein. Informationen zum Gründungszuschuss gibt es z. B. auf folgenden Seiten:
wikipedia.de, Focus.de, Focus.de, existenzgruender.de u. gruendungszuschuss.de
Eine gewerbliche Tätigkeit meines Ehepartners wird auf das Arbeitslosengeld 1 nicht angerechnet. Erst bei ALG2 werden alle Familieneinkünfte berücksichtigt.

Sozialamt
Wenn ich Sozialhilfe/Wohngeld bekomme, muss das Sozialamt über den Beginn einer selbstständigen Tätigkeit eines Familienmitglieds informiert werden.
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Werbung von seltsamen Dienstleistern

Nach Anmeldung des Gewerbes oder der Freiberuflichen Tätigkeit, bekommen Sie vermutlich E-Mails von Unternehmen, die Ihnen anbieten, für Ihre Tätigkeit zu werben, Sie in irgendwelche Register bzw. Suchmaschinen einzutragen, ihnen Auskünfte zu besorgen, oder für Sie Visitenkarten bzw. Geschäftsformulare/Briefbögen zu drucken.

Das meiste davon ist unnötig oder sogar unseriös (teure Abonnements mit wenig oder keiner Dienstleistung). Solche E-Mails kann man sich mal ansehen, lächeln und dann aber ignorieren oder löschen.
Durch eine gut gestaltete Homepage, oder ausgelegte Flyer an den richtigen Stellen werden Sie schneller, besser und preiswerter bekannt.
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Firmenname und Markennamen

Wer sich einen Firmennamen (Geschäftsbezeichnungen) oder den Namen für ein Produkt oder eine Dienstleistung ausdenkt, sollte zuerst mal überprüfen, ob der beabsichtigte Name bereits existiert oder geschützt ist.
Die Existenz kann man schnell mal mit www.google.de oder www.metager.de überprüfen. Bei www.denic.de sieht man, wem eine .de-Domain gehört, bzw. dass sie noch frei ist.

Ob und für welche Bereiche ein Name zumindest in Deutschland als Marke geschützt ist, kann man beim Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) im DPMAregister, bzw. mit der dortigen "Schnellsuche" prüfen.

Der Firmenname für das Unternehmen einer Einzelperson musste bis März 2009 auch den Namen des Unternehmers enthalten; Beispiel: Büroservice Hans Meier. Das Gleiche galt auch für eine GbR. Erst eine GmbH oder AG kann sich reine "Phantsienamen" wie z. B. XxYy GmbH zulegen. (ausführlich erklärt: www.selbstaendig-im-netz.de/... und www.ihk-berlin.de/...)
Inzwischen ist die Situation für Einzelunternehmen und GbR durch Wegfall von §§ 15a und 15b GewO vereinfacht worden; dennoch muss in Briefen, Rechnungen, Mails, Impressum usw. weiterhin der persönliche Name angegeben werden. (siehe z. B. www.berlin.de/..., Seite 5)

Wie man einen Produkt- oder Firmennamen zusätzlich als Markenname anmeldet, steht auf meiner Seite Anmeldung eines Markennamens.
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Homepage und Impressum

Auch bei der Auswahl eines Domainnamens für die Gewerbehomepage sollte man die im vorigen Abschnitt beschriebenen Fragen klären (bereits vorhanden? Markenrechte? usw.).

Außerdem sind an das Impressum einer gewerblichen Homepage mehr Anforderungen gestellt, als an das einer privaten Seite. Was in das Impressum muss, ist in §5 Telemediengesetz (TMG) festgelegt.
Häufigste Frage: Muss die Steuernummer in das Impressum? Nein, nur falls vorhanden eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).
Weitere Informationen zu "Impressum" und "Haftungsausschluss/Disclaimer" finden Sie in meinen Seiten kuhn-pc.de/erste_schritte und Werbung auf Homepageseiten
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Geschäftsbriefe

Seit 1.1.2007 gibt es verbindliche Regeln, was in einem Geschäftsbrief mindestens an Absender- und Geschäftsdaten stehen muss. Auch E-Mails gehören zu Geschäftsbriefen! Bei Nichteinhaltung dieser Regeln drohen Abmahnungen.
(Ausführlich bei: frankfurt-main.ihk.de/..., mit Beispielen bei: heise.de/...) signatur email geschäftsbrief
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Angebot

Vor Erteilung eines Auftrags wünschen manche Kunden ein schriftliches oder mündliches Angebot. Dieses Angebot sollte sorgfältig erstellt werden, denn die im Angebot genannten Aussagen (Preise, Ausführung, Qualität, Zeiten und Termine) sind für den Anbieter, sobald der Kunde den Auftrag erteilt, rechtlich bindend. Man sollte sich also überlegen, was man im Angebot verspricht, und ob die angebotene Ware/Leistung wirklich den Wünschen des Kunden entspricht.
Ungeklärte Teile des Auftrags können als Option angeboten werden.
Jedes Angebot sollte rasch, ordentlich und fehlerfrei erstellt werden, denn der Kunde schließt aus der Qualität des Angebots auf die Qualität der späteren Ausführung. Ich selbst sollte ein Angebot als Chance auf einen Auftrag und daher als "kommende Einnahme" betrachten.

Bei der Auftragserteilung sollte nochmals geklärt werden, ob der Auftrag dem Angebot entspricht, oder ob der Kunde inzwischen andere Vorstellungen hat.


Preisliste

Um sich die Arbeit selber zu erleichtern und den Kunden vergleichbare und verlässliche Preise zu bieten, sollte man (wenigstens für den eigenen Gebrauch) versuchen, eine Preisliste festzulegen. In ihr sollten Preise für die am häufigsten angebotenen Artikel, Dienstleistungen, Stundensätze, Fahrtkosten, Versandkosten usw. enthalten sein. Auch Rabatte und die Bedingungen für einen Bonus können hier festgelegt werden.

Wie man Preise kalkuliert, soll später in einer eigenen Seite erläutert werden.
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Lieferschein

Wenn dem Kunden seine Ware übergeben wird oder eine Dienstleistung erbracht wurde, erhält er einen Lieferschein und unterschreibt mir, dem Lieferanten, eine Kopie dieses Lieferscheins. Diese unterschriebene Kopie ist die Quittung, dass der Kunde die Lieferung erhalten hat, und er kann ihn später mit der Rechnung vergleichen.
Der Lieferschein ist in der Regel fast identisch mit der späteren Rechnung, enthält aber keine Preise.
Später erhält der Kunde die Rechnung. In einer Rechnung können auch mehrere Lieferscheine z. B. aus einem Monat zusammengefasst werden.
Dieses Verfahren ist besonders bei größeren Firmen üblich.

Für den Fall, dass Lieferung und Rechnungsstellung gleichzeitig erfolgen, bietet es sich an, nur ein Formular "Rechnung/Lieferschein" zu benutzen:
Beim Versand wird dieses Formular der Ware beigelegt.
Bei einer persönlichen Übergabe wird die "Rechnung/Lieferschein" zweimal ausgedruckt, und der Kunde quittiert auf dem Duplikat den Erhalt der Ware bzw. der Dienstleistung. Er selbst behält das Original.

Im Zweifelsfall ist der vom Kunden unterschriebene Lieferschein ein wichtiges Beweismittel dafür, dass und wann der Kunde die Ware oder Dienstleistung erhalten hat.
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Rechnung

Wenn ich die Leistung für meinen Kunden erbracht habe, oder ich meinem Kunden die bestellte Ware geliefert habe, muss eine Rechnung geschrieben werden.

Eine Rechnung muss mindestens folgende Daten enthalten (siehe z. B. § 14 UStG Abs. 4):
Hinweis zu "Zeitpunkt der Lieferung"
Wenn in einer Rechnung der Zeitpunkt der Lieferung nicht angegeben ist, bekommt der Rechnungsempfänger seit 2005 verstärkt Ärger mit den Prüfern des Finanzamts. Sein Vorsteuerabzug wird ihm eventuell für diese Rechnung verwehrt, und er muss sich von seinem Lieferanten eine korrigierte Rechnung ausstellen lassen. Also lieber gleich das Lieferdatum eintragen! Alternativen:
- "Leistung erbracht von xx.xx.201x bis xx.xx.201x"
- "Leistung erbracht in KW xx/201x"
- "Leistung erbracht im Mai/201x"

Mögliche weitere Inhalte einer Rechnung:
Sonderfall haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistung
Wenn "Haushaltsnahe Dienstleistungen" oder Handwerkerleistungen im Zusammenhang mit einem Gebäude oder Grundstück erbracht werden, muss die Rechnung innerhalb von 6 Monaten gestellt werden. Zu solchen Leistungen gehören z. B. auch Bauleistungen, Fensterreinigung, Gartenarbeiten oder Instandhaltungsarbeiten an Gebäuden.
Es gehört dann folgender Hinweis in die Rechnung: "Sie sind verpflichtet, diese Rechnung mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Verstöße werden als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeld bis zu 500 € geahndet."
Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Dies gilt auch dann, wenn der Beleg für andere steuerliche Zwecke nicht benötigt wird. Der Unternehmer muss den Auftageber in der Rechnung auf diese Aufbewahrungs-pflicht hinweisen.

Sonderfall Kleinunternehmer ("keine Umsatzsteuer")
Freiberufler oder Gewerbler, die nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen, dürfen keine "Mehrwertsteuer" auf die Rechnung schreiben. Da es aber Pflicht ist, zu begründen, warum eine Rechnung oder einzelne Rechnungspositionen mehrwertsteuerfrei sind, muss bei Nutzung der Kleinunternehmer-Regelung eine der folgenden Formulierungen auf die Rechnung: Damit sind dann auch jene Kunden, die nur Rechnungen mit Mehrwertsteuer kennen, beruhigt.

Sonderfall Kleinbetragsrechnungen
Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 150 € nicht übersteigt, braucht nur die in § 33 UStDV genannten Angaben zu enthalten.
Um im praktischen Betrieb nicht durcheinander zu kommen, sollte man aber möglichst nur eine Sorte Rechnungen verwenden.

Barzahlung
Wenn bar gezahlt wird, sollte eine Quittung geschrieben, oder die Zahlung mit Datum und Unterschrift des Zahlungsempfängers auf der Rechnung quittiert werden. Dies bedeutet gegenseitige Sicherheit und schafft für beide Seiten einen gültigen Beleg für Buchhaltung und Finanzamt. Fertige Quittungsblöcke gibt es im Schreibwarenhandel.

Freiberufler schreiben ihre Rechnungen und Quittungen genauso. Diese Regeln gelten EU-weit (EU-Richtlinie 2001/115/EG).

Muster zur Gestaltung von Rechnungen mit und ohne Mehrwertsteuer finden Sie in meinem Downloadbereich.
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Zahlungserinnerung und Mahnung

Wenn ein Kunde mal nicht innerhalb der Zahlungsfrist zahlen sollte, muss nicht gleich das schlimmste vermutet werden. Er kann die Rechnung verlegt haben, oder ich selbst habe vielleicht einen Zahlungseingang übersehen. Schon ein kurzes freundliches Telefongespräch schafft meist Klarheit.
Weitere Maßnahmen können eine Zahlungserinnerung und später eine Mahnung sein.

Textvorschlag für eine Zahlungserinnerung:

Sehr geehrter Herr Xxxx,
in unseren Kontoauszügen kann ich nicht entdecken, dass Sie die beiliegende Rechnung inzwischen bezahlt haben.
Falls es sich um einen Irrtum unsererseits handeln sollte, senden Sie uns doch bitte eine kurze Information (E-Mail genügt), wann und auf welches Konto Sie die n.nnn,nn € überwiesen haben!
Mit freundlichen Grüßen,

Eine Kopie der Rechnung wird nochmal dazu gelegt.

Nach der zweiten Mahnung (per Einschreiben) wird dann leider ein gerichtliches Mahnverfahren nötig. Mehr dazu z. B. bei mahnverfahren-aktuell.de oder mahnung-online.de.

Wer sich nicht selbst um säumige Kunden kümmern und sich gegen Zahlungsausfälle versichern will, kann Dienstleistungen im Bereich "Forderungsmanagement" nutzen.
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Kassenbuch

Wenn eine Kasse vorhanden ist, mit der Bargeld eingenommen und ausgegeben wird, dann wird zu dieser oft ein Kassenbuch geführt. In ihm werden dise Vorgänge vollständig und zeitnah erfasst und es werden die Belege dazu abgelegt.
Früher stand für die Belege sogar oft ein kleiner Spieß neben Kassen, aber es hat wohl doch gelegentlich mal Verletzungen damit gegeben.

Für Unternehmer, die bilanzieren und bei denen es ein Konto "Kasse" gibt, ist es vorgeschrieben, ein Kassenbuch zu führen.
Von Unternehmern, die eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) haben, wird dies auch gelegentlich gefordert. Es ist auch hier gut und wichtig, sorgfältig festzuhalten, was in einer Kasse geschieht. Dafür kann ein "Kassenbuch" zunächst hilfreich sein. Letztlich müssen aber alle Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben in die EÜR übertragen werden. Die Aufzeichnungen im "Kassenbuch" allein sind für eine EÜR steuerlich nicht maßgeblich.

Fazit: Es sollte aus eigenem Interesse der Ordnung halber ordentlich festgehalten werden, was in der Kasse passiert und nichts "rein- oder rausgehen", ohne dass es notiert und ein Beleg dafür abgelegt wird.
Aber: Systematisch passt ein KB nicht zu einer EÜR - Die Vorgänge müssen also alle in der EÜR nochmals auftauchen.

Dazu der Bundesfinanzhof, Beschluss vom 16.02.2006 Az. X B 57/05 (Kurzfassung von semrad.de)
und zwei Links: steuertipps-business.de, steuertipps.de

Falls sie doch ein Kassenbuch verwenden wollen, finden Sie dazu eine Excel-Vorlage im Downloadbereich.
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Fortsetzung: Nächste Seite ...




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