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Selbstständigkeit mit Gewerbe oder Freiberuf
Wie fange ich damit an? (2. Teil)

Teil 1
Allgemeine Informationen
Gewerbe, Freiberufler, Angestellter, Nebeneinkünfte
Zweck der Tätigkeit
Businessplan
Anmeldung von Gewerbe oder Freiberuf (Gewerbeamt, Finanzamt, IHK,
Berufsgenossenschaft, Arbeitgeber, Vermieter, Arbeitsamt, Sozialamt)
Firmenname und Markennamen
Homepage und Impressum
Geschäftsbriefe
Angebot, Preisliste
Lieferschein, Rechnung, Mahnung
Kassenbuch

Teil 2
Buchhaltung
Einkommensteuer
Umsatzsteuer ("Mehrwertsteuer") und Differenzbesteuerung
Gewerbesteuer
Kfz-Nutzung

Teil 3
Krankenkasse/Rentenversicherung
Arbeitslosigkeit und Arbeitslosenversicherung
Kurzarbeit und Gewerbe/Freiberuf
Haftpflichtversicherung für Unternehmer
Sonstige Versicherungen
Mitarbeiter mit "400€-Job" einstellen
Gewerbe von Studenten und Schülern
Gewerbe von Minderjährigen (Kinder unter 18 Jahren)
Gewerbe als Nebenbeschäftigung von Auszubildenden
Gewerbe als Nebenbeschäftigung von Angestellten
Gewerbe von Rentnern
Gewerbe und Wehrdienst/Zivildienst
Photovoltaikanlage
Großhandel
Gewerbe ummelden
Gewerbe abmelden
Gewerbe ruhen lassen
Bücher zum Thema Gewerbe/Selbstständigkeit
Bücher zum Thema Steuern
Links
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  Sonstige Informationen

Extraseiten
FAQ Häufige Fragen zu Gewerbe und Freiberuf
Abschreibung
Deutsche Steuernummern
Unterschiede Gewerbe/Freiberuf
Übersicht Steuern und Abgaben (pdf 46kB)
Wechsel vom Kleinunternehmer zum Unternehmer - und umgekehrt
Durchgeführte und geplante Steueränderungen
Anmeldung eines Markennamens
Photovoltaik-Anlage als Gewerbe
Geldverdienen mit und ohne PC
Geldverdienen mit Nachhilfe
Werbung auf Homepageseiten und andere elektronische Dienstleistungen
Downloads für Gewerbe/Freiberuf
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Buchhaltung

Zu einer kaufmännichen Buchführung (auch "doppelte Buchführung" genannt) sind Unternehmen mit Rechtsformen wie GmbH oder AG verpflichtet. Unternehmen mit einem Gewinn unter 50.000 € und einem Umsatz unter 500.000 € pro Jahr können eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4(3) EStG und § 141 AO ausführen.

Freiberuflich Tätige können unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes und ihres Gewinnes ihre Einkünfte per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Sie müssen nicht bilanzieren. (Auf einen Blick: Unterschiede Gewerbe/Freiberuf)

Was gehört alles zu einer kleinen Buchhaltung für ein kleines Gewerbe bzw. einen Freiberufler?: Das Ergebnis der Einnahmen-Überschuss-Rechnung muss in ein spezielles Formular (Anlage EÜR) des Finanzamts eingetragen werden. Diese Anlage EÜR und eine Anleitung zu ihr finden Sie bei der Seite Formular-Management-System (FMS) des Bundesministeriums der Finanzen. Die Anlage EÜR wird zusammen mit der Anlage G bei Gewerbe bzw. Anlage S bei der Einkommensteuererklärung abgegeben.

Die oben genannten Listen und eine eigene Einnahmen-Überschuss-Rechnung können manuell oder z. B. mit Excel geführt werden. Die Ergebnisse werden dann in die Anlagen EÜR und G bzw. S übertragen.

Hinweis: Wenn die Betriebseinnahmen (Umsatz) unter der Grenze von 17.500 € liegen, wird es nicht beanstandet, wenn zu Anlage G bzw. Anlage S nur eine formlose Einnahmen-Überschuss-Rechnung gelegt wird. Die 'Anlage EÜR' ist dann nicht unbedingt nötig.

Bei mittleren und größeren Gewerben werden integrierte Buchhaltungsprogramme sinnvoll. Sie verwalten Lieferscheine und Rechnungen, summieren alles und verwalten eventuell auch noch die Warenvorräte.

Ich biete eine Mappe mit Excel-Tabellen für die Buchhaltung eines kleinen Unternehmens an. Die Excel-Tabellen liefern ihr Ergebnis in eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Ich biete drei Versionen an: Sie finden diese Tabellen im Downloadbereich der klicktipps-Seiten.

Besonders Anfänger, aber auch Fortgeschrittene machen ein paar typische Fehler bei der Buchhaltung für ihr Gewerbe. Die häufigsten Fehler habe ich auf der Seite FAQ - Häufige Fragen zu Gewerbe und Freiberuf zusammengestellt.

Buchhaltung wird aufgrund der staatlichen Vorgaben alle paar Jahre ein Stück komplizierter. Viele Gewerbetreibende wollen sich lieber auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, als sich um die Buchhaltung zu kümmern.
Wer seine Buchführung nicht selbst machen kann oder will, kann dies durch einen Steuerberater ausführen lassen (teuer), oder es nutzen, dass sich inzwischen viele Buchhalter selbstständig gemacht haben.
Sie bieten einen preiswerten Service und helfen auch gerne, das Ganze überhaupt erst mal in Gang zu bringen.
Solche Buchhalter müssen nicht im selben Ort wohnen (es gibt ja Post und E-Mail); und sie akzeptieren am Anfang auch mal einen Schuhkarton voller Belege.
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Einkommensteuer


Infoschrift
zur sicheren
Existenzgründung

Wer ein Gewerbe oder Freiberuf angemeldet hat, ist zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet.
Aus dem Gewerbe ergibt sich ein Gewinn bzw. ein Verlust. Im einfachsten Fall wird diese eine Zahl in die erste Zeile der Anlage G (bei Gewerbe) oder Anlage S (bei freiberuflichen Tätigkeiten) zur Einkommensteuererklärung eingetragen. Bei komplizierteren Fällen sollte man das FA oder einen Steuerberater befragen.
Gewinn führt zu höheren Steuern im Steuerbescheid. Die bisherigen geliebten Steuerrückzahlungen werden geringer oder es kann eine Steuernachzahlung entstehen. Verlust senkt die Steuern, es kann eine Steuerrückzahlung entstehen.
Das gleiche gilt auch für Freiberufler.

Dringende Empfehlung:
Ich sollte mir unbedingt von meinem Gewinn das Geld, das später für die Einkommensteuer gebraucht wird, (z. B. auf einem Extrakonto) zurücklegen, um später nicht in Zahlungsschwierigkeiten zu geraten:
Im ersten Jahr zahlt man meist noch keine Steuer, im zweiten Jahr macht man irgendwann die Einkommensteuererklärung für das erste Jahr, und dann möchte das FA (zu Recht) die Steuer für das erste Jahr und eventuell auch gleich Vorauszahlungen für das nun laufende Jahr rasch erhalten. Dieses (eigentlich voraussehbare) Ereignis hat schon vielen Existenzgründern ihre selbstständige Existenz zerstört.
Das für diesen Fall zurückgelegte Geld (je nach persönlichem Grenzsteuersatz ca. 25 bis 40 % des Gewinns) verhindert diese Art selbstproduzierte Pleite.
Selbst eine "kleine" Steuerforderung von "nur" 300 € kann weh tun, wenn man das Geld gerade nicht hat.


Steuern, aber lustig.
Steuertipps für
Existenzgründer
und
Jungunternehmer.
Häufige Frage (besonders von Menschen, die mit einem (kleinen) Unternehmen anfangen: "Was muss ich vom Gewinn für die Einkommensteuer zurücklegen?"
Standardantwort: "Das lässt sich nicht genau sagen, es hängt vom persönlichen Steuersatz ab."
Genauer: Je mehr man verdient, desto mehr Steuer ist zu zahlen. Je nach Höhe der Einkünfte liegt man also mit jedem neu hinzu kommenden Einkommen bei einem bestimmten Grenzsteuersatz.
Die Frage, was man "für die nächsten hundert oder tausend Euro" an Steuern zahlen muss, lässt sich mit entsprechenden online-Rechnern klären: Link 1, Link 2 (mit Kindern), Link 3, Link 4 (sehr kurz) Link 5 (sehr ausführlich).
Über den "gaaaanz dicken Daumen" kann man folgendes sagen: Wer von seinem Gewinn etwa 35% für die Einkommensteuer zurücklegt, wird beim nächsten Steuerbescheid keinen Riesenschock erleben, da der Grenzsteuersatz in der Regel zwischen 24% und maximal 42% liegt.
Für das kurzfristige Parken von Geld empfehle ich z. B. ein Tagesgeld-Konto (ich beschreibe hier, wie das funktioniert). Man bekommt dort vom ersten Euro an attraktive Zinsen. Das Geld ist täglich verfügbar.

Wenn die gesamten Einkünfte unter dem Grundfreibetrag (ab 2010: 8.004 €; in 2013: 8.130 €; ab 2014: 8.354 €) liegen, z. B. bei Studenten, wird auch nach einer Streuererklärung keine Steuer fällig.

Wichtig: Für das Zahlen meiner Steuern bin ich selbst verantwortlich.
Trauriges Beispiel aus unserem Bekanntenkreis:
Ein fleißiger Handwerker lässt die Buchhaltung von seinem Steuerberater-Freund machen, und gibt dem auch Geld, um die Steuer zu bezahlen. Der "Freund" zahlt aber nie. Der Handwerker bekommt Briefe vom FA und gibt sie ungelesen dem "Freund". Das Ganze lief recht lange so. ...
Spätestens bei Insolvenz und Zwangsversteigerung wurde dem Handwerker klar, dass er die Briefe und Mahnungen vom FA hätte lesen sollen.

Die Steuern und Abgaben für ein Gewerbe sind in dieser Übersicht zusammengefasst.
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Umsatzsteuer

Im Volksmund wird die Umsatzsteuer oft "Mehrwertsteuer" genannt. Auch ich verwende hier gelegentlich den Begriff "Mehrwertsteuer", um diesem Abschnitt für Leser, die mit der Materie wenig erfahren sind, sprachlich etwas verständlicher zu halten.

Kleinunternehmen
Bei einem Gewerbe oder Freiberuf wird normalerweise keine Umsatzsteuer erhoben, wenn der Brutto-Vorjahresumsatz 17.500 € sowie der voraussichtliche Brutto-Umsatz im laufenden Jahr 50.000 € nicht übersteigen (§ 19 Abs. 1 UStG). Achtung: Bei diesen Grenzen handelt es sich um Umsatz, nicht um Gewinn!
Auf diese "Besteuerung als Kleinunternehmen" kann man auch verzichten und "mit Mehrwertsteuer" arbeiten. An diese Entscheidung ist man für mindestens 5 Jahre gebunden. Ein Wechsel zwischen diesen Besteuerungsarten ist gemäß § 19 (2) UStG und § 247 UStR (Umsatzsteuer-Richtlinien) immer nur zum Beginn eines Kalenderjahres möglich.

Kleinunternehmer dürfen wie Privatpersonen keine Umsatzsteuer ("Mehrwertsteuer") auf ihre Rechnungen aufschlagen. Für ihre Buchhaltung listen sie als Ausgaben ihre Bruttobeträge auf; bei Abschreibungen ebenso.

Ob und wann das Arbeiten mit "Besteuerung als Kleinunternehmen" wirtschaftlich sinnvoll ist, wird auf meiner Seite "FAQ Häufige Fragen" besprochen. Wenn eine Person mehre Unternehmen betreibt, werden die Umsätze zusammengerechnet; wenn sie ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen betreibt, sind auch die anderen Unternehmen umsatzsteuerpflichtig.

Auch ein umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer muss am Ende des Jahres eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Es werden i. d. Regel nur (auf der ersten Seite) der Umsatz des Steuerjahres und des Vorjahres angegeben.

Berufsgruppen und Tätigkeiten
Für eine ganze Reihe von Berufsgruppen (z. B. Medizinberufe) und Tätigkeiten ist keine Umsatzsteuer vorgesehen. Festgelegt ist dies in § 4 UStG.

Die Umsatzsteuer funktioniert folgendermaßen (vereinfachte Darstellung):
Als Gewerbetreibender schreibe ich "Mehrwertsteuer" auf meine Rechnungen und nehme somit an Stelle des Staates Steuern ein. Von diesen vereinnahmten Steuern kann ich die von mir gezahlte "Mehrwertsteuer" abziehen. Die Differenz gehört dem Staat. Sie muss daher dem Finanzamt gezahlt werden. Die Angaben hierüber werden regelmäßig in eine Umsatzsteuer-Voranmeldung geschrieben:
Wer mit der "Besteuerung als Kleinunternehmen" arbeitet, darf seinen Kunden keine "Mehrwertsteuer" auf die Rechnungen schreiben und kann die gezahlte "Mehrwertsteuer" auch nicht vom FA ersetzt bekommen.

Im Gründungsjahr und im ersten darauf folgenden Jahr muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abgegeben werden. Später werden dann die Voranmeldungszeiträume je nach Umsatzsteuer des Vorjahres festgelegt (§ 18 Abs. 2 UStG):
Umsatzsteuer
im Vorjahr
Voranmeldungszeitraum
bis 1.000 €jährlich:
eine Umsatzsteuererklärung am Jahresende
bis 7.500 €vierteljährlich:
zu jedem Vierteljahr eine Umsatzsteuervoranmeldung,
am Jahresende eine Umsatzsteuererklärung
über 7.500 €monatlich:
zu jedem Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung,
am Jahresende eine Umsatzsteuererklärung
Das Finanzamt schickt eine entsprechende Mitteilung, wenn sich der Voranmeldungszeitraum ändert.
Vor 2009 betrugen die Grenzen nicht 1.000 € und 7.500 € sondern 512 € und 6.136 €.

Die vielen Umsatzsteuer-Voranmeldungen am Anfang haben auch ihre Vorteile:
In der Umsatzsteuervoranmeldung wird für den Voranmeldungszeitraum vorallem folgendes angegeben: Von der vereinnahmten "Mehrwertsteuer" wird die gezahlte "Mehrwertsteuer" abgezogen. Wenn das Ergebnis positiv ist, habe ich dem FA sofort die überschüssige Steuer zu bezahlen. Ein Steuerbescheid kommt nicht.
Wenn das Ergebnis negativ ist, zahlt mir das FA nach 10 bis 20 Tagen die Steuer zurück.
Die gezahlten bzw. erstatteten Beträge zählen mit zu den Einnahmen und Ausgaben des Gewerbes.

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss pünktlich bis zum 10. des Folgemonats beim FA abgegeben sein. An diesem Tag muss auch die Umsatzsteuer beim FA angekommen sein. Spätestens ab dem 14. werden Säumniszuschläge erhoben.
Die Umsatzsteuervoranmeldungen müssen (seit 2004) online mit Elster-Formular an das Finanzamt geschickt werden. Das Elster-Formular wird bei www.elster.de zum Download angeboten
Wenn ein Unternehmer die Umsatzsteuervoranmeldungen nicht online einreichen kann, muss er dies gegenüber dem Finanzamt begründen und einen Antrag stellen, um die Formulare weiterhin auf Papierform einreichen zu können.
Kurze Zusammenfassung vom Bayrischen Landesamt für Steuern: Wissenswertes zur Umsatzsteuer

Nach Abschluss des Geschäftsjahres muss bis spätestens 31.5. eine Umsatzsteuer-Erklärung abgegeben werden. Sie enthält auch wieder Umsatz, vereinnahmte "Mehrwertsteuer" und die von mir gezahlte "Mehrwertsteuer". Diesmal werden aber die Summen des ganzen Jahres eingetragen.
Zusätzlich werden die Ergebnisse der Umsatzsteuer-Voranmeldungen addiert; das ergibt das "Vorauszahlungssoll". Am Ende der Umsatzsteuer-Erklärung errechnet man die Umsatzsteuer, die noch zu zahlen oder zu erstatten ist. Die Steuer muss sofort gezahlt werden. (Wenn meine Buchhaltung stimmt, ist ja schließlich sonnenklar, was zu zahlen ist.) Ein Umsatzsteuer-Bescheid kommt erst später und auch nur dann, wenn das FA zu anderen Ergebnissen kommt als ich.

Bis steuerjahr 2010 kann die Umsatzsteuererklärung auf den Formularen des Finanzamts abgegeben werden. Ab Steuerjahr 2011 muss die Umsatzsteuererklärung wie auch schon die Umsatzsteuervoranmeldungen online mit Elster-Formular (Download → www.elster.de) an das Finanzamt geschickt werden.

Wichtig: Schon während eines laufenden Monats, Quartals oder Jahres ist eigentlich immer klar, wie viel Umsatzsteuer am Ende dieses Zeitraums zu zahlen ist. Um unliebsame Überraschungen zu vermeiden, empfehle ich dringend, dieses Geld nicht auszugeben, sondern am besten sofort zurückzulegen!
Motto/Merksatz: "Die eingenommene Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer gehört nie mir! Sie gehört dem Staat!"
Ich benutze für das Zurüklegen z. B. ein Tagesgeld-Konto (ich beschreibe hier, wie das funktioniert).

Im Bereich Umsatzsteuer hat es in den letzten Jahren ziemlich viel Steuerbetrug gegeben. Die Finanzämter führen auf diesem Gebiet seit 2004 verstärkt Kontrollen durch.

Hinweis: Größere Anschaffungen (Wirtschaftsgüter über 150 € netto bzw. über 410 € netto) werden zwar über mehrere Jahre abgeschrieben, die gezahlte Umsatzsteuer ("Mehrwertsteuer") wird aber komplett dem Monat des Kaufs zugerechnet. Hierdurch kann es zu einer hohen Umsatzsteuer-Rückzahlung kommen.
Für Kleinunternehmen kann es also günstiger sein, mit Umsatzsteuer zu arbeiten. Außerdem sehen Rechnungen mit Mehrwertsteuer "professioneller" aus. Wer mit Umsatzsteuer arbeitet und dazu noch eine internationale Umsatzsteuer-ID-Nummer beantragt hat, kann im Ausland ohne die dortige Umsatzsteuer für das Gewerbe einkaufen.
Internationale USt-ID können hier überprüft werden.

Zuordnung zu Monat oder Kalenderjahr
Die Mehrwertsteuer entsteht an dem Zeitpunkt bzw. in dem Zeitraum, in dem die Lieferung stattfindet, bzw. in dem die Dienstleistung erbracht wird. Entsprechend gehört sie in eine bestimmte Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuererklärung.
Beispiele: Beim Jahreswechsel 2006/2007 ergab sich aus dem Liefer- und Leistungsdatum auch der jeweils gültige Mehrwertsteuersatz von 16% oder 19%. Wenn man von Kleinunternehmerbesteuerung zu Regelbesteuerung oder umgekehrt wechselt, muss Ähnliches beachtet werden.
Wer dafür sorgt, dass die Rechnungen für das alte Jahr rasch geschrieben und möglichst noch im alten Jahr gezahlt werden, erleichtert sich und seinen Geschäftspartnern den Buchhaltungsaufwand.

Spezialfall "Differenzbesteuerung"
Für Menschen, die gewerblich mit privaten Kunden handeln (z. B. Gebrauchtwagenhändler oder gewerbliche Ebay-Händler), aber selbst eigentlich Umsatzsteuer zahlen müssen, kann die "Differenzbesteuerung" (§ 25a UStG) vorteilhaft sein. Es werden Gegenstände von privat gekauft (ohne Umsatzsteuer) und an privat verkauft (auch ohne Umsatzsteuer auf der Rechnung).
Hierbei muss nicht der ganze Verkaufspreis besteuert werden, sondern es reicht, die Differenz mit 19% zu besteuern.
Diese Art Handel muss aber vom sonstigen Gewerbe, wie es oben beschrieben ist, buchhalterisch sauber getrennt werden: Für alle so ge- und verkauften Gegenstände müssen Einkaufs-, Verkaufspreis, Differenz und Steuer (am besten in einer extra-Tabelle) aufgelistet werden.
Wenn die Verpackungs- und Versandkosten nicht im Verkaufspreis enthalten sind, werden sie extra mit 19% besteuert.

Außerdem müssen Einkommensteuer und Umsatzsteuer gut auseinander gehalten werden. Für eine EÜR gilt: Kauf und Verkauf gehören jeweils in das Kalenderjahr, in dem das Geld dafür eingenommen bzw. gezahlt wurde. Die Umsatzsteuer gehört in den Voranmeldungszeitraum bzw. das Jahr, in dem der Verkauf stattfindet.
Weitere Informationen:
Link 1, Link 2, Link 3; sehr gut erklärt im Buch von Franz Konz.
Auf der Rechnung an den Käufer muss darauf hingewiesen werden, warum diese Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausgestellt ist (Vorschrift laut § 16a Abs. 6 UStG).
Dafür könnte z. B. folgender Satz unter der Rechnung stehen: "Diese Rechnung ist umsatzsteuerbefreit gemäß § 25a UStG."
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Gewerbesteuer


Steuern, aber lustig.
Steuertipps für
Existenzgründer
und
Jungunternehmer.
Ab einem Gewinn von mehr als 24.500 € pro Jahr hat man Gewerbesteuer zu zahlen. Wer in die Nähe dieser Grenze kommt, sollte ein Gespräch mit einem Steuerberater führen.

Die Gewerbesteuer funktioniert kurz gefasst so:
Aus dem Gewinn des Gewerbes wird ein Gewerbesteuermessbetrag ermittelt (Ausführlich ...). Dieser Betrag wird mit dem je nach Gemeinde üblichen Hebesatz (mindestens 200%) multipliziert und ergibt so die Gewerbesteuer.
Das 1,8-fache des Gewerbesteuermessbetrags wird auf die zu zahlende Einkommensteuer angerechnet: § 35 EStG)
Ab Geschäftsjahren, die nach dem 31.12.2007 enden, ist das 3,8-fache Gewerbesteuermessbetrags auf die zu zahlende Einkommensteuer anrechenbar. Die Gewerbesteuer gilt dann aber nicht mehr als Betriebsausgabe.

Freiberuflich Tätige zahlen keine Gewerbesteuer, unabhängig von der Höhe ihres Gewinnes.
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Kfz-Nutzung

Privat-Kfz für das Unternehmen nutzen

Viele Gewerbetreibende oder Freiberufler benutzen - besonders bei kleinen Unternehmen oder geringem Fahraufwand - ihr privates Kfz zu Fahrten für ihr Unternehmen. Hierbei können in der Regel 0,30 € pro gefahrenem Kilometer angesetzt werden. Bei anderen Fahrzeugen als Autos gelten spezielle Kilometer-Sätze.
Ausnahme: Wenn es für das Unternehmen eine Beriebsstätte/Arbeitsraum außerhalb von zu Hause gibt, können für die Fahrten von zu Hause zur Beriebsstätte nur 0,30 € pro Entfernungskilometer (unabhängig von der Art des Fahrzeugs) angesetzt werden. Mehrwertsteuer wird bei der Nutzung von Privatfahrzeugen nicht angesetzt.

Kfz auf das Unternehmen anmelden

Bei Anmeldung auf das Unternehmen gibt es zum Einen die "1%-Methode", zum Anderen der Ansatz nach "tatsächlichen Aufwendungen". Beides ist gut im
KONZ Steuerlexikon erklärt.
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